خصائص الرسالة الإدارية المرفقية

خصائص الرسالة الإدارية المرفقية، نظرًا لأن الكثير من نجاح النظام، يعتمد على جودة المعلومات المتبادلة بين وكالات المستخدمين، فقد تم تطوير إرشادات تحدد الرسائل الإدارية “المناسبة”، وسيتم الالتزام بها عند نقل أي نوع من الرسائل الإدارية.

ويجب أن تكون الرسالة الإدارية على أكمل وجه نظرًا لكونها رسالة رسمية، تابعوا موقع مقال للتعرف على خصائص الرسالة الإدارية المرفقية.

الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية، أو كما تسمى أيضًا الرسالة الرسمية، هي عبارة عن اتصال مكتوب بين شخصين.

قد يكونان معروفين أو غير معروفين ولكنهما على أي حال تربطهما علاقة بعيدة، ومحترمة تجبرهما على الحفاظ على لغة رسمية.

الشخص الذي يكتب الرسالة يسمى المُسَّلِم أو المُرسِل، أما الشخص المكتوب له يسمى المُستَلِم، وهو الذي يتلقى هذه الرسالة.

وعادة ما تستخدم الرسالة الإدارية للاتصالات بين الشركات، والمؤسسات رفيعة المستوى، والجهات الحكومية، من بين أمور أخرى.

شاهد أيضًا: معلومات عن المكتبة الرقمية جامعة الملك عبدالعزيز

استخدام الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية هي رسالة حرة الشكل، تمكن مستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) من التواصل مع بعضهم البعض.

ويمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب المعلومات أو المساعدة أو الاستجابة، لطلبات الوكالات الأخرى.

كما تُستخدم الرسائل الإدارية، لنقل أي نوع تقريبًا من معلومات العدالة الجنائية الرسمية، غير المرتبطة بنوع معين من الرسائل.

يمكن أيضًا استخدام رسالة إدارية لطلب رسالة، على مستوى الولاية أو الإقليم أو جميع النقاط.

حيث يسمح البث الإقليمي للوكالة، بإرسال رسالة إدارية إلى منطقة أو مناطق إقليمية.

وستقرر كل ولاية داخل المنطقة (المناطق) المعنونة ما إذا كان سيتم بث الرسالة، على مستوى الولاية أم لا.

خصائص الرسائل الإدارية

يمكنك اتباع الخصائص أدناه من أجل كتابة رسالة إدارية مناسبة، وهذه الخصائص تشمل كل من:

اللغة الرسمية

• تتطلب اللغة الرسمية استخدامًا صحيحًا للمفردات وقواعد وتهجئة لا تشوبها شائبة، ويجب أن تكون الصفقة بعيدة ومحترمة.
• يجب أن تكون معاملة المُرسِل للمتلقي لك؛ لا تكن ممزقة أبدًا، بغض النظر عن عمر أو رتبة المستلم، أو ما إذا كان هذا معروفًا من قبل المُرسِل أم لا.
• وبينما يجب أن تكون اللغة محترمة، فإن هذا لا يعني أنه يجب ترك اللطف جانبًا.

النية الملموسة

• لا يتم كتابة أي رسالة إدارية بدون نية محددة وهدف محدد، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى توصيل شيء ما إلى المستلم أو طلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
• في أي حال، يُسعى إلى إقناع المستلم بشكل إيجابي وتهيئته بشكل إيجابي لمواصلة تدفق الاتصالات، حتى يتم تحقيق أهداف المُرسِل.
• كما يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة، وكاملة قدر الإمكان.

طول الرسالة

• عادًة ما تكون الرسالة الإدارية مختصرة ومحددة، وتهدف مباشرة إلى الهدف، بعد التحيات المقابلة وقواعد المجاملة.
• كما يحدث عادةً في المؤسسات أو الأعمال أو الحكومة أو بين شخصين لا تربطهما علاقة وثيقة، فليس من المنطقي السير في الفروع أو الاستطراد أو شرح الموضوعات التي ليست مركزية.
  • فبهذه الطريقة، يجب ألا تتجاوز الرسائل الإدارية صفحتين بشكل عام.

تابع أيضًا: نماذج تقديم شكوى وصيغة خطاب موجه لمكتب العمل ضد مؤسسة

المعاملة والتحية

• يجب أن تكون المعاملة رسمية، ويجب أن تشمل منصب أو مهنة أو رتبة المتلقي، على سبيل المثال: الرئيس، الطبيب، الأستاذ، إلخ، يتبع أو لا يتبع اللقب، ويجب تجنب تحية الاسم الأول أو الألقاب.
• عندما يكون المستلم متزوجًا، يجب معاملته على أنه سيد وسيدة، كما يُعامل النواب، وأعضاء مجلس الشيوخ معاملة “الشرفاء” في بعض البلدان، وقد يكونون في بلدان أخرى “اللورد اللامع”.
• يحدث الشيء نفسه مع المناصب الحكومية الأخرى أو ألقاب النبلاء، ولهذا السبب من المهم معرفة بروتوكول كل بلد.
• إذا كان مستلم معين غير معروف، فيمكن استخدام صيغ غير شخصية، مثل “لمن يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي العزيز” أو “السيدة العزيزة”.
• بالنسبة إلى التحية، يجب إضافة بعض قواعد المجاملة، مثل “عزيزي”، “المحترم”، إلخ.

الجسد

• يجب أن تبدأ محتويات الرسالة أيضًا بقاعدة مجاملة مثل: “خلال الوقت الحاضر …”، “أنا أخاطبك …”، “بكل احترام أخاطبك بمناسبة …”، “خدمة الحاضر من أجل … “.
  • أو بعض أقل بروتوكولات مثل” بادئ ذي بدء، تلقي تحية ودية … “.
• يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة ومنظمة بشكل جيد، ويجب أن تكون الرسالة دقيقة ومحددة ولا لبس فيها.
• إذا كان طلبًا فيجب إجراؤه مباشرةً؛ إذا كانت رسالة معلومات، فيجب أن تذهب مباشرة إلى النقطة.
• ضع في اعتبارك دائمًا أن المتلقي هو شخص مشغول، ولا يريد إضاعة الوقت في الخطب غير الضرورية أو التي يصعب فهمها.

الوداع

• يجب أن يكمل الوداع الفكرة المركزية للرسالة، ويعزز الهدف، ويعزز الإجراء، الذي يتوقعه المرسل من المتلقي (“أنا في انتظار ردك”، “آمل أن تكون المعلومات مفيدة”، إلخ.
• الإغلاق الأكثر شيوعًا للرسائل الإدارية هو: “مع خالص التقدير” أو “بإخلاص شديد”، مفضلاً هذه الأشكال على الأشكال الأكثر عامية مثل “تحية ودية”، “تحياتي”، “حضن”، إلخ.
• بعد ذلك، يجب وضع التوقيع المطبوع (الاسم الأول والأخير مطبوع)، والأحرف الأولى من اسم المُرسِل.
• يجب أن يتضمن أيضًا منصب أو رتبة المرسل، أي “دكتور”، “مهندس”، “أستاذ” متبوعًا بالاسم الأول والأخير.
  • وفي سطر منفصل العنوان: “رئيس لجنة التقييم”، “سفير جمهورية … “، “الأمين العام “، إلخ.

بيانات أخرى

• في الجزء السفلي من الرسالة وبعد التوقيع يمكن تضمين، إذا لزم الأمر، شرح الملاحق أو أسماء الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من الرسالة.

التغليف

• يجب إرسال أي خطاب رسمي داخل مظروف، حتى لو كان المُرسِل، والمتلقي داخل نفس المبنى (على سبيل المثال، اتصال بين إدارات نفس المؤسسة).
• يجب أن يكون حجم الظرف وفقًا لما سيحتوي عليه، بحيث لا يكون كبيرًا جدًا، كما يجب أن يكون الحرف مطويًا بأقل قدر ممكن (من 2 إلى 4 مرات على الأكثر).
  • لأنه أكثر أناقة ورقًا سليمًا تقريبًا من الطيات الكثيرة.
• يتم وضع اسم المستلم وبياناته دائمًا في مقدمة الظرف ووسطه، وقد يكون اسم المُرسِل، وبياناته على ظهر الظرف ولوحه أو على الجانبين الأمامي، والعلوي والأيسر للمغلف.
• يتم دائمًا حجز الربع الأيمن العلوي، لواجهة المغلف للطوابع أو الطوابع.
• يجب إغلاقها بحذر ولكن بحزم لضمان حرمة محتوياتها، وفي بعض حالات البروتوكول الأنيقة.

الجواب

• يجب أن يكون لكل رسالة إدارية إجابة، كما يجب أن يكون سريعًا وموجزًا، ​​ويحافظ على نفس الخطوط العريضة للرسالة الإدارية المستلمة.
• تعتبر الرسالة الإدارية بدون إجابة عملاً غير محترم وغير مهذب من جانب المتلقي، يمكن أن يتسبب في التأثير المعاكس، تمامًا للهدف الذي تم السعي إليه في البداية.

تابع أيضًا: كيفية نموذج كتابة شكوى ضد شخص

بعد عرض خصائص الرسالة الإدارية المرفقية نرجو أن يكون المحتوى كان مفيدًا وسلسًا في الفهم، بل ويمكنكم اتباع ما فيه، من أجل كتابة رسالة إدارية متميزة ومناسبة، للغاية للجهة المستهدفة.