استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة
استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة، من أهم الوسائل التي تتبعها الإدارة الناجحة لإجراء جميع أعمال الدائرة، والاتصال التنظيمي ضمنيًا هو إجمالي عمليات الاتصال والإدارية التي تنظم العمل في الدائرة وتخلق جوًا من التفاهم والتعاون والتنسيق بين الإدارات المختلفة من جهة وجمهور عملاء الدائرة من جهة أخرى.
محتويات المقال
استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة
تهدف استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة إلى تعزيز العلاقات بين الموظفين لتصبح أكثر ترابطًا وأسهل، حيث يمكن القيام بذلك باتباع العديد من الاستراتيجيات، وفيما يأتي توضيحها:
اقرأ أيضا: ما هي مهارات الاتصال
تعزيز التعارف بين الموظفين
- يتمثل دور دائرة الموارد البشرية بالتعاون مع المديرين في المؤسسة في إقامة بعض الفعاليات والأنشطة التي تعزز التعارف بين الموظفين، وتكوين روابط بينهم مما يسهل سير العمل وتحقيق أهدافه بسهولة، ويرجع ذلك إلى التفاهم الذي تم إنشاؤه بين الموظفين.
بناء مجموعات تُعزز التعاون بين الموظفين
- يساعد بناء مجموعات الدردشة أو مجموعات العمل على تعزيز التفاعل بين الموظفين وتطوير قدرتهم على مساعدة بعضهم البعض ومن خلال تبادل الخبرات والعروض التقديمية والمستندات والمجلدات المشتركة والتقويمات، وهذا بدوره يساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها في أقصر وقت ممكن وبأعلى كفاءة.
التأكّد من شعور الموظفين بالراحة
- ضمان سلامة بيئة العمل، وخلوها من المضايقات والتنمر، واعتماد سياسة واضحة تجاه أي شخص يعيق عمل زملائه في أمر مهم له قدرة كبيرة على تعزيز الشعور بالراحة بين الموظفين، حيث ينعكس ذلك إيجابياً على أدائهم في العمل وإنتاجيتهم وسرعة إنجازهم.
توطيد العلاقة بين القادة والموظفين
- يعد توطيد العلاقة بين الموظفين والقادة من أهم الاستراتيجيات التي يجب اتباعها داخل المنظمة لتعزيز التواصل الداخلي.
- حيث يكسر ذلك حواجز الخوف بين الموظف والقائد ويبني جسور الثقة بينهم ويساعدهم في الحصول على معرفة بعضهم أكثر.
- هذا يسهل التواصل في العمل بينهم والقدرة على تنفيذ المهام الموكلة فيما بعد وذلك بالتأكد من المحادثات الجارية بينهما ومشاركة القصص الاجتماعية ضمن أنشطة الشركة أو المؤسسة.
الورشات التدريبية
- تعتبر ورش العمل التدريبية من الاستراتيجيات المهمة لتحفيز الموظفين على بناء العلاقات والتواصل الداخلي في الشركة.
- كما أن من خلال عقد التدريبات اللازمة بالتعاون مع الجهات المتخصصة التي تشرح أفضل السبل لبناء العلاقات وتعزيز التواصل وضمان استمراريتها وفائدتها.
القيادة الواعية
- تركيز الشركات يساعد على تطبيق نهج القيادة الواعية بدلاً من القيادة التقليدية يساعد على تعزيز التواصل الداخلي بين الشركات والذي يلعب دورًا في صقل مهارات الموظفين، وتعزيز مواهبهم وقدراتهم من أجل تمكينهم وتحقيق الهدف الأسمى لإنجاز العمل.
استخدام التكنولوجيا لتعزيز التواصل
- يساعد التطوير التكنولوجي وأدواته المختلفة على تعزيز التواصل بين الموظفين أنفسهم وبين الموظفين والمديرين.
- على سبيل المثال البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية هي إحدى الأدوات المستخدمة في الشركات للتواصل.
- بالإضافة إلى تذكير الموظف بعيد ميلاد أو اليوم الأول من بدايته في العمل أو المناسبات الوطنية.
الحوار المفتوح
- يمكن لاستراتيجية الحوار المفتوح الذي تتبعها معظم الشركات مع موظفيها كل أسبوعين على سبيل المثال تعزيز التواصل الداخلي بين الموظفين أنفسهم وبين الموظفين ومدرائهم.
- حيث تمنح الموظفين الفرصة لطرح الأسئلة المرغوبة خلاله وتلقي الإجابات عليها من المختصين في الشركة أو المؤسسة.
معوقات الاتصال الداخلي
هناك عدة معوقات لاستخدام الاتصال الداخلي في الشركات والمؤسسات وهي نقص في ردود الفعل إذا كان الاتصال الداخلي في اتجاه واحد فقط، فهذا يعني أنه على سبيل المثال فقط من الإدارة إلى الموظفين وبالتالي يصبح الخطاب غير فعال، مما تسبب في ما يلي:
عدم المساعدة على تحديد
- مدى نجاح الموظفين في تحقيق الأهداف وقلة المعرفة بمدى تعاون الموظفين مع بعضهم البعض.
- لا يظهر الاتصال الداخلي كيف يتعامل الموظفون مع الإجهاد.
- إذا كان الاتصال الداخلي فعالًا فيمكنه تعزيز التعليقات الإيجابية وتحفيز الموظفين ومنحهم الدافع للعمل.
الاتصال الداخلي غير منتظم
- الغرض من الاتصال الداخلي هو التواصل مع الموظفين واطلاعهم على ما يحدث في الشركة.
- كما أن الاتصال الداخلي ليس فقط وسيلة لنشر الأخبار.
عدم اتساق الاتصال
- قد يؤدي وجود اتصال داخلي غير محدد إلى صعوبة الوصول إلى الموظفين في الوقت المناسب.
- لذلك من الضروري إنشاء وسيلة اتصال متاحة لجميع الموظفين وتسهل عملية الوصول إليهم في أي وقت مثل إنشاء تطبيق على الهاتف.
استخدام أدوات الاتصال الداخلي الخاطئة
- استخدام أدوات الاتصال القديمة مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية.
- لذلك يجب استخدام أداة موجودة وسهلة التعامل.
- يمكن استخدام تطبيقات الاتصال من خلال الهاتف.
كما أنه يوفر استخدام أداة اتصال داخلية جيدة ما يلي:
- إدارة الفريق بشكل فعال.
- إشراك الموظفين وتقليل خسائر المعرفة.
- تحسين إنتاجية الموظف.
- تبسيط التواصل مع الموظفين.
- التحميل الزائد للبريد الإلكتروني لا يعد استخدام الاتصالات الداخلية باستخدام البريد الإلكتروني مناسبًا دائمًا لأن الشخص قد يتلقى عددًا هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني مما يؤدي إلى فقدان المعلومات أو حذفها أو نسيانها وإهمالها بين الرسائل المتراكمة.
عدم قياس نتائج الاتصالات الداخلية
- يجب إجراء عملية قياس لمعرفة مدى فعالية وجودة استخدام أداة الاتصال الداخلي ولاتخاذ قرار بناءً عليها إذا كان ذلك مناسبًا أو أنك قد تحتاج إلى تغيير استراتيجية الاتصال واستخدام أدوات أخرى.
تردد الموظفين في مشاركة الأفكار
قلة التواصل الداخلي مع الموظفين يقلل من إنتاجية الموظف وكذلك قلة مشاركة الموظفين وإعطائهم الأفكار بسبب خوفهم من فقدان احترام القادة والمديرين مما يقلل من معنويات الموظفين، لذلك يجب أن تكون فكرة تبادل الأفكار فكرة قيد التنفيذ، ويجب بذل الجهد لسؤال الموظفين عن أفكارهم ونصائحهم باستمرار.
كما أدعوك للتعرف على: عناصر الاتصال المكتوب
عدم وجود وسيلة اتصال داخلي واضحة
- استخدام أكثر من طريقة لنقل المعلومات مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل الهاتفية.
- كما أن عملية الاتصال الداخلي تكون غير منظمة وقد تقضي وقتًا أطول في عملية الاتصال.
- لذلك من المهم توحيد طريقة للاتصال الداخلي لتحقيق نتائج أفضل.
قيود الميزانية
- قد لا تهتم الشركات بتخصيص ميزانية محددة لإنشاء أداة اتصال داخلية لأنهم يعتقدون أنها عملية غير مجدية ولا تستحق التكاليف.
- لكن اليوم مع وجود برمجيات وتكنولوجيا متقدمة أصبح الأمر أسهل على الجميع إنشاء وسيلة فعالة بتكاليف مخفضة.
كما يمكنكم الاطلاع على: عناصر الاتصال المرئي
وفي نهاية هذا المقال تحدثنا معكم عن استراتيجية الاتصال الداخلي في المؤسسة، ونتمنى أن نكون قدمنا لكم توضيح وشرح مميز لكافة المعلومات ونحن على استعداد لتلقي تعليقاتكم واستفساراتكم وسرعة الرد عليها.