طرق الاتصال الإداري
طرق الاتصال الإداري، الاتصال من الأنشطة الهامة جدا التي تربط كل أجزاء الكيانات المختلفة بما يؤثر إيجابا على تحقيق الهدف، كما أن الاتصال الإداري يحتوي بدوره على أنشطة تكمل بعضها بعضا بشكل متناسق بما يؤثر على الأشخاص أيضا.
محتويات المقال
طرق الاتصال الإداري ومفهومها
تعددت مفاهيم الاتصال الإداري التي في مجملها تعكس أهمية الاتصال ودوره الفعال في الحياة وذلك لأنه نشاط يومي وكذلك نشاط إنساني يستخدمه عبر المحيط القريب أو البعيد عن طريق الكلمات أو الإشارات التي تعرف بالاتصال الغير لفظي ومن هذه المفاهيم ما يلي:
- يعرف الاتصال الإداري على أنها نقل المعلومات والمشاعر والمعرفة والتجارب بشكل شفهي أو باستخدام وسائل أخرى بهدف إقناع الآخرين والتأثير في اتجاهاتهم وسلوكهم.
- هي عملية تبادلية مستمرة تشمل مرسلين ومستقبلين رسائل تواصلية قد يتم تحريفها بأفعال مادية أو نفسية.
- تعرف هذه الطرق أيضا على أنها عملية إرسال واستقبال الرسائل ويكون ذا فاعلية عندما يتم فهم الرسالة من قبل المستقبل وتحفظه للتفكير بأسلوب جديد.
- ويعرف أيضا بأنه يهدف إلى تحديد الأفكار والمعلومات والتوجيهات من خلال نظام اجتماعي والطرق التي تتكون بها الأفكار أو تتطور بها الآراء والاتجاهات والمعارف.
- كما تعرف مجالات الاتصال الإداري بأنها تفاعل وتأثير اجتماعي بين طرفي عملية الاتصال يهدف الفرد من خلالها إلى تحقيق هدف قد يكون إحداث تغييرات مرغوبة في سلوك الآخرين.
- أيضا هي تفاعل ذا معنى يقوم الأفراد من خلاله بتبادل الأفكار والمعلومات باستخدام وسيلة اتصال مناسبة تحول الأفكار إلى معلومات ذات قيمة.
- تعرف أيضا بشكل عام على أنها نشاط تفاعلي بين مرسل ومستقبل يتم من خلاله نقل الأفكار والمعلومات بهدف إحداث تغيير من خلال وسائل الاتصال مثل اللغة أو رسائل.
اقرأ أيضا: عناصر الاتصال المرئي
أهمية الاتصال الإداري
الاتصال الإداري يساعد بشكل إيجابي على تنمية روح الجماعة ويشعر الفرد بأهميته في المؤسسة ودوره في تحقيق أهدافها وتجاهل ذلك يؤدي إلى الإحساس بالإحباط والعزلة وعدم الاهتمام بأهداف المؤسسة.
أهداف طرق الاتصال الإداري
- الربط بين نشاطات الأفراد: يساعد الاتصال الإداري على الربط بين الأنشطة المختلفة التي يقوم بها الأفراد داخل المؤسسة فبدونها يعتبر الأفراد مجموعات منفصلة.
- مشاركة المعلومات: الاتصال يساعد على تبادل المعلومات داخل المؤسسة وتوجيه سلوك الأفراد لتحقيق أهداف المؤسسة وتعريف الأفراد بواجباتهم ومهامهم وتوضيح نتائج أداء الأفراد.
- اتخاذ القرارات: يحتاج الأفراد داخل المؤسسة إلى تبادل المعلومات مما يساعد في اتخاذ قرار سليم.
- التعبير عن الجانب الإنساني: يساعد الاتصال الإداري العاملين داخل المؤسسة على إظهار الجانب الإنساني والتعبير عن مشاعرهم والتقليل من دور المعلومات الخاطئة.
طرق الاتصال الإداري الداخلية
وتنقسم بدورها إلى 3 أقسام:
- الاتصالات الهابطة: وهي تشكل الأوامر من أعلى الهرم الإداري للمرؤوسين بهدف نقل التوجيهات والقرارات من الإدارة العليا إلى بقية مستويات الإدارية.
- الاتصالات الصاعدة: وهي تشكل التقارير والشكاوى والمقترحات من مستويات التنفيذ إلى أعلى الهرم الإداري لنقل المعلومات عن مجريات أمور العمل وهذا ما يسمى بالتغذية المرتدة.
- الاتصال الأفقي: وهو نقل المعلومات بين الإدارات في نفس المستوى الإداري بهدف تنسيق الأنشطة والإجراءات بين بعضهم البعض.
طرق الاتصال الإداري الخارجية
وهي اتصالات بين المنظمة والبيئة الخارجية مثل النقابات والمؤسسات الحكومية والمستهلكين أو مع منظمات أخرى يكون لها علاقة بطبيعة عمل المنظمة:
- الاتصال عملية ديناميكية: الاتصال الإداري يعتبر عملية تفاعل اجتماعي تمكننا من التأثير في الأفراد والتأثر بهم مما يمكننا من تغير سلوك الأفراد والتأقلم مع الأوضاع.
- الاتصال مستمر: الإنسان في عملية اتصال دائم بالمجتمع المحيط به فلا نهاية لذلك.
- الاتصال الإداري عملية دائرية: الاتصال لا يعمل في خط مستقيم أو اتجاه واحد بل يسير في شكل دائري في إرسال واستقبال.
طرق الاتصال غير قابلة للإلغاء
بمعنى أنه من الصعب أن تلغي التأثير الذي يمكن أن تسببه الرسالة التي قد تم إرسالها بالفعل.
طرق الاتصال عملية معقدة
طرق الاتصال ليست فقط عملية تفاعل اجتماعي لكنها عملية معقدة لما تحتويه من قواعد ووسائل وأشكال مختلفة تساعد على الاتصال وتحميه من الفشل.
أثار الاتصال الإداري للفرد والمؤسسة
حيث تؤدي عملية الاتصال الإداري إلى تنظيم العلاقات الإنسانية داخل المنظمة مما يؤدي إلى رفع الكفاءة الإنتاجية وهذا يتطلب الاهتمام بالمورد البشري وكذلك الاهتمام بتنسيق العلاقة بين الرؤساء والمرؤوسين:
- أثار طرق الاتصال في اتخاذ القرار: عملية اتخاذ القرار تحتاج إلى معلومات تتوفر من خلال عملية الاتصال التي توفر أيضا متابعة القرار وتقييم النتائج وتحديد المشاكل.
- أثار عملية الاتصال الإداري رفع كفاءة الفرد: تؤثر طرق الاتصال على رفع قدرة الفرد على التعلم ورفع الكفاءة وذلك من خلال إتاحة مجال للنقاش وتبادل المعلومات وتحديد العلاقات بين الأفراد والقواعد بشأن دور كل فرد.
- الاتصال الشفهي: الاتصال الشفهي هو من أقصر طرق الاتصال المختلفة وأكثرها سهولة وهو بالطبع عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل الاجتماعات.
- الاتصال الكتابي: الاتصال الكتابي عن طريق الكلمة المكتوبة وهو موجود بكثرة في المؤسسات كبيرة الحجم وهو أكثر فاعلية كما يتسم بالبساطة والدقة كما تشمل الاقتراحات والتقارير والإحصائيات والأوامر وهي مثل المذكرات والصحف.
- الاتصال الغير لفظي: من أقدم طرق الاتصال ويعرف على أنه عملية التعبير عن الرسائل التواصلية بين الأفراد والجماعات بطرق غير لغوية مثل تعابير الوجه والمظهر والصوت.
- الاتصال البصري: وهو ذلك الاتصال الذي يحدث من خلال الصور والرسوم البيانية والمخططات وهذا النوع من الاتصال ينقل المعلومات بفاعلية أكثر.
كما أدعوك للتعرف على: أنواع وسائل الاتصال
مهارة التحدث وتأثيرها على الاتصال الإداري
إن إتقان مهارات التحدث من أهم ما يؤثر على الاتصال اللفظي فتقنيات الصوت تتناسب مع درجة شدة الصوت مع الموقف والظروف المحيطة:
- مهارة الكتابة وطرق الاتصال: تساعد مهارة الكتابة على توصيل المعلومة عن طريق النشر والتعليمات المكتوبة.
- مهارة الاستماع وطرق الاتصال: يعتبر الاستماع من الأمور التي تؤدي دور فعال حيث تقلل من حدة التوتر بين أطراف الاتصال وإعطاء فرصة للآخرين للتعبير عن أنفسهم وتساعد على نقل المعلومة.
- مهارة القراءة وطرق الاتصال: مهارة القراءة وتتطلب ليس فقط القدرة البصرية على التمييز ما هو مكتوب لكن القدرة على حل الرموز وفهم المقصود منها والربط بين أجزاء المادة المقروءة.
معوقات مجالات الاتصال الإداري
- وسيلة اتصال غير مناسبة.
- الإكثار من الحشو غير المبرر في الرسالة.
- الاتجاهات السلبية لدى المرسل.
- عدم توافر الخبرات اللازمة.
- الاختلاف في إدراك أطراف عملية الاتصال.
- عدم وجود لغة مشتركة بين أطراف الاتصال.
- تصفية المعلومات المرسلة من الإدارة الدنيا إلى المستويات الإدارية.
- معوقات شخصية ترجع إلى الفروق الفردية بين المرسل والمستقبل.
- معوقات تنظيمية تعود لشكل الهيكل التنظيمي.
- معوقات بيئية ترجع للبيئة التي يتواجد بها الفرد داخل المنظمة أو خارجها.
كما يمكنكم الاطلاع على: أهمية الاتصال بالنسبة للفرد والمجتمع
ختاما عبر موقع مقال maqall.net لابد أن نهتم جيدا بطرق الاتصال الإداري وما يؤثر عليها إيجابيا ونقوم بتنميته وكذلك علينا أن نقلل من المعوقات، ومتابعة النتائج هو من الأمور التي يجب أن يلقى منا أهمية قصوى.