كيفية كتابة تقرير بالتفصيل

كيفية كتابة تقرير بالتفصيل توجد في حياتنا العملية العديد من المجالات الهامة التي تستوجب في بعض الأحيان إعداد تقرير معين حولها، وذلك للوقوف على مدى أهميتها وسلبياتها.

والكثير منا يبحث عن كيفية كتابة تقرير بالتفصيل حتى يتمكن من تحقيق أهدافه من وراء كتابة التقرير بتوضيح شيء معين حول موضوع هام بالنسبة لمجموعة من الأفراد 

معنى التقرير

• التقرير هو وسيلة من أهم وسائل البحث التي يتم استخدامها بغرض جمع كمية من المعلومات.
  • والبيانات الهامة حول موضوع معين يهم شخص معين في أحد المجالات الإدارية.
  • أو الفنية أو القانونية أو الطبية وغيرها من المجالات الحياتية الأخرى.
• ويتم هذا وفقًا لعدة معايير محددة خاصة بالمجال المراد عمل التقرير له، بغرض نقل هذه التقارير إلى شخص مسئول.
  • ومن خلال التقرير يمكن توضيح سلبيات وإيجابيات المجال المراد البحث عنه لتكوين فكرة واضحة عنه.

شاهد أيضًا: خطوات كتابة البحث الجامعي

شروط كتابة تقرير

كتابة التقارير لها عدة أسس وقواعد عامة يجب مراعاتها وعدم إغفالها عند القيام بكتابة تقرير معين ومن أهم هذه الشروط ما يلي:

• يجب أن يكون التقرير المراد كتابته واضح المعالم وسهل القراءة حتى يسهل فهم ما يوجد بداخله دون لبس أو تعقيد.
• لابد أن تحرص دائمًا عند كتابتك لتقرير معين أن يكون بإيجاز دون اللجوء إلى التكرار.
  • وذلك حتى يحقق الغرض المراد منه في إيصال إيجابيات وسلبيات موضوع البحث المراد توضيحها.
• عند إعداد تقرير يجب أن تحرص على أن يكون مستوفي لبيانات شاملة عن مجال البحث.
  • حتى يكون محقق لغرضه المراد في إيضاح مجال البحث بشكل عميق وذات معنى معبر.
• أهم شرط يجب عليك مراعاته عند القيام بكتابة تقرير حول شيء معين هو أن يكون ذو معلومات دقيقة.
  • وصحيحة من مصادر موثوقة حتى تحافظ على مصداقية البيانات الواردة به.

الهدف من إعداد تقرير

توجد الكثير من الأهداف المراد تحقيقها من وراء كتابة التقارير فربما يكون التقرير هدفه إيضاح شيء معين لشخص يهمه أمر هذا التقرير أو إقناع عميل بشيء معين وغيرها من الأهداف الهامة التي سنوضحها فيما يلي:

• يمكن أن يكون الهدف من إعداد تقرير إعلام شخص يهمه الأمر بأمر معين ولا يتم ذلك إلا بإعداد تقرير عن هذا الأمر.
• ربما يكون الهدف من إعداد التقرير هو عن فئة من الأشخاص بشيء معين أو بسلعة معينة مراد بيعها وذلك في مجال التسويق للسلع.
• أهم هدف لإعداد التقارير هو عرض دراسة حول مجال معين أو إعداد بحث حول موضوع معين ليستفيد منه الأشخاص في مجال أعمالهم.

الشكل العام للتقرير

يوجد شكل عام أو هيكل معين يجب مراعاته عند إعداد تقرير معين وأهم مقومات الشكل العام للتقرير ما يأتي:

• في البداية يتم إعداد مقدمة للتقرير تتضمن بداخلها المحتويات التي ينصب حولها موضوع التقرير والهدف منه وملخص عام لفكرته.
• بعد ذلك يتم إعداد جسم التقرير والذي يحتوي على المعلومات الهامة التي تخص التقرير وحقائق واقعية.
  • تم اكتشافها في موضوع البحث بالإضافة إلى جداول ورسم بياني يوضح بعض الأشياء الهامة.
  • داخل التقرير وسلبيات وإيجابيات موضوع البحث وغيرها من الأمور الهامة التي تخص مجال البحث.
    
• في النهاية يتم عمل خاتمة للتقرير تتضمن بعض التوصيات الهامة حول موضوع التقرير وما تم الوصول إليه من نتائج خاصة بموضوع البحث.

مراحل إعداد التقرير

توجد عدة مراحل أساسية يمر بها أي تقرير عن إعداده وهذه المراحل كالآتي:

• أول مرحلة يمر بها التقرير هي إعداد جسم التقرير والمعلومات والبيانات الهامة التي توضع به.
• ثم تنظيم الشكل العام للتقرير وبناءه وفقًا لمعايير الشكل العام التي تم توضيحها في النقاط السابقة.
• كتابة محتويات التقرير بشكل منظم ومرتب حتى يسهل على من يهمه الأمر فهم ما يوجد بها من معلومات.
• بعد كتابة التقرير وتنظيمه تأتي مرحلة هامة وهي مرحلة مراجعة التقرير للوقوف على أي أخطاء توجد به وتصحيحها قبل إرساله.
• آخر مرحلة يمر بها إعداد أي تقرير هي تهيئة الشكل العام للتقرير بصورة نهائية ثم طباعته وإرساله إلى من يهمه الأمر.

شاهد أيضًا: بحث عن اعراف الكتابة وأقسامها

خطوات كتابة تقرير

توجد عدة خطوات هامة يجب مراعاتها عند القيام بإعداد التقارير حتى يكون التقرير سليم وذات شكل مقبول إلى الشخص المستفيد دون أن يكون به لبس أو تعقيد للأمور وأهم هذه الخطوات ما يلي:

• أول خطوة يجب عليك فعلها عند كتابة أي تقرير مهما كان نوعه أو مجاله هو أن تقوم بجمع المعلومات والبيانات الكافية حول موضوع البحث المراد كتابة التقرير به وترتيبها بشكل منظم.
• الحرص على تسلسل الأفكار الرئيسية داخل محتوى التقرير حتى لا يحدث أي مشكلة للقاريء في فهم محتوى التقرير.
• يجب الاهتمام بكتابة مسودة أولية لتقوم بتنظيم الأفكار قبل كتابتها بشكل نهائي داخل التقرير.
• بعد إعداد مسودة وقرائتها للتأكد من مدى أهمية البيانات المدرجة بها يمكنك كتابتها مرة أخرى داخل التقرير بشكل نهائي.
• بعد ذلك تقوم بقراءة التقرير الذي قمت بإعداده حتى تتمكن من اكتشاف أي خطأ لغوي داخل التقرير.
  • وذلك حتى يكون التقرير في صيغة سليمة للقاريء دون أن يشعر بالملل أو التعقيد في المعلومات التي توجد بداخل محتوى التقرير.
• ثم تقوم بعمل تدقيق إملائي لمحتوى التقرير حتى تكتشف أي خطأ إملائي كنسيان حرف.
  • أو زيادة حرف داخل كلمة معينة وتصححه حتى يكون التقرير بشكل سليم وخالي من أي أخطاء إملائية.
• آخر خطوة أن تختار نوع الخط وتنسيق الشكل العام للتقرير واختيار نوع الطباعة المناسبة للتقرير.

نصائح هامة يجب مراعاتها عند إعداد تقرير

هناك عدة نصائح هامة يجب مراعاتها عند إعداد أي تقرير حتى يكون تقرير سليم ووافي وذو محتوى شامل ومن هذه النصائح ما يلي:

• يجب تحري الدقة والصدق في المعلومات عند القيام بإعداد تقرير معين حول أي موضوع مهما كان نوعه أو مجاله.
• احرص دائمًا على البساطة في سرد المعلومات حتى يكون التقرير شيق لمن يقوم بقرائته.
  • ولكن عليك الحذر والابتعاد عن الشكل القصصي في إعداد التقارير حتى لا تضعف من قيمتها أو الغرض المراد منها.
• يجب أن تكون موضوعي ومحايد حين تقوم بكتابة تقرير معين وأن تبتعد كل البعد عن التحيز إلى رأي معين.
  • أو رغبتك الشخصية في شيء ما حتى يكون التقرير ذات مصداقية أعلى للقاريء.
• حافظ دائمًا على أن يحتوي التقرير على بداية ومضمون هام وخاتمة مفيدة وشيقة.
• يجب عليك أن تحافظ على تتابع نقاط التقرير وسردها بشكل مرتب ومتسلسل واستخدام علامات الترقيم وتجزئة الموضوع بشكل سليم.
• الحفاظ على وضوح الألفاظ عند الكتابة والبعد عن استخدام الرموز أو العلامات غير المفهومة داخل التقرير.
• احرص دائمًا على أن يكون التقرير خالي من الأخطاء الإملائية التي يمكن أن تغير معنى الكلام وتتسبب في عدم وضوحه بشكل كافي.
• يمكن أن تضع إيضاح بياني لفكرة داخل التقرير حتى تسهل على القاريء فهم شيء معين أو توضيح لفكرة معينة داخل التقرير.
• يجب عليك ترتيب التقرير وتنسيقه بشكل جمالي منظم وتقدمه لمن يهمه الأمر في الميعاد المناسب لتقديم التقرير.

شاهد أيضًا: خطوات سهلة لكتابة بحث علمي وفقهي

قدمنا لكم في هذا المقال كيفية كتابة تقرير بالتفصيل إضافة إلى بعض النصائح الهامة التي يجب أن تهتم بها عند إعدادك للتقارير، في النهاية نتمنى أن نكون قد افدناكم بمعلومات هامة حول كتابة تقرير جيد خالي من الأخطاء ومستوفي للشكل العام لكتابة وإعداد التقارير.