كيفية كتابة رسالة الكترونية لعقد اجتماع مديري الفروع في الشركة

كيفية كتابة رسالة الكترونية لعقد اجتماع مديري الفروع في الشركة، في المقال سوف نعرض لكم كيفية كتابة رسالة الكترونية لعقد اجتماع مديري الفروع في الشركة لأن التعامل الالكتروني أصبح هو السائد في عالمنا هذا، كما نوضح لكم اهمية الاجتماعات بين مديري الفروع في الشركات وغيرها.

أهمية عقد الاجتماعات في الشركات

• عقد الاجتماع في الشركات يكون تطبيق عملي لكل ما يدور في الشركة من عمليات وتقنيات وتحديثات وفقاً لمبدأ المشاركة والتشاور والتعديل على الخط في الإدارة.
• والمستفيد الأول من عقد الاجتماعات هي الشركة حيث ان الشركة تستفيد من الأفكار ومن الآراء المطروحة في الاجتماع.
• والاجتماع في الشركات الكبيرة لا يمكن أن يكون بين كل العاملين، بل يكفي أن يكون بين المديرين والمدير يحمل أفكار العاملين معه فيكون بذلك الاجتماع بين العقول وبين الثقافات المختلفة.
• المشاركة والاجتماعات في الشركة هي التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة، وتكون القرارات التي تعلن في الاجتماع ناتجة عن أفكار ومناقشات وتكون تتعلق بالتخطيط والعمل ويوجد بها قواعد الإشراف والمراقبة.
• وقد تكون المشاركة المطلوبة في اتخاذ القرارات مشاركة كلية أو جزئية على حسب ما هي الخطوات وما هي المرحلة التي تمر بها الشركة وما هي القواعد التي تنظم عملية اتخاذ القرار.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير عن زيارة الشركة لإحدى الدول مكتوب

ما هي الدعوة الإلكترونية للاجتماع؟

• في القدم كان الاجتماع يتم بشكل حقيقي بين الأشخاص، حيث أن كل شخص يذهب لمكان معين وهو مكان الادارة لكي يتم النقاش وتتم العملية بنجاح.
• ومع التطور أصبح هناك ما يسمي الاجتماع الالكتروني، حيث يجتمع الاشخاص من خلال الهواتف والاجهزة بدون الذهاب الي مكان معين، وهذا يوفر الوقت الجهد.
• وأصبحت الدعوة إلى الاجتماع سواء كان اجتماع حقيقي أو إلكتروني تتم بشكل إلكتروني لتوفير وقت وجهد، فغير معقول الذهاب لكل شخص إخباره بمكان موعد الاجتماع.
• ما العولمة والتطور أصبح جزء كبير من الدعوات في الفترات الحالية يتم على صورة دعوات الكترونية للاجتماعات.
• كما أن هناك الكثير من الدعوات الالكترونية حتى الرسمي منها تتم بشكل مبسط عبر وسائل التواصل الاجتماعي مثل موقع فيس بوك أو موقع تويتر.

كيفية عمل دعوة الكترونية؟

• الدعوات الالكترونية تتم بشكل بسيط جداً على حسب الموقع الذي تريد عمل الدعوة عليه، مثال ذلك يكون هناك في الفيس بوك زر مكتوب عليه “دعوة” يتواجد في أسفل الصورة في الغلاف الخاص بمستخدمي الفيس بوك.
• كما يمكن أن يقوم المستخدم بعمل صفحة جديدة ويقوم باختيار المدعوين إلى الصفحة من قائمة الأصدقاء لديه، ويكتب في الصفحة جميع البيانات والمعلومات حول الاجتماع ليتعرف الاصدقاء على المطلوب وعلى الموعد عند دعوتهم للاجتماع.
• كما أن عمل دعوة على الفيس بوك للأصدقاء يكون مصحوب بالتنبيه عبر اشعار من موقع الفيس بوك، يكون الاشعار اسم الصفحة او الحدث الذي تم دعوة الصديق اليه.

عمل دعوة الكترونية من خلال الهاتف المحمول

• كما يمكن أن يتم عمل دعوة الكترونية لمديري الفروع في الشركة من خلال الهاتف المحمول، يتم ذلك بمنتهى اليسر من خلال الضغط على خانة المناسبات التي توجد في هاتفك الذكي.
• عليك أن تضغط على إنشاء مناسبة جديدة خاصة، وهكذا يتم من خلال هذا الخيار ان تتم الدعوة للاجتماع، ثم عليك ان تدخل البيانات وتكتب اسم المناسبة وتحديد التوقيت والوصف.
• ثم عليك الضغط على زر الانشاء، وسوف يتمكن بعد ذلك كل المدعوين من معرفة اسم الحدث ورؤية كل تفاصيل المناسبة من مواعيد ومكان.

شاهد أيضًا: صيغة خطاب استرحام واستعطاف

نموذج الدعوة الإلكترونية لاجتماع مديري الفروع

• في النموذج الالكتروني يتم تحديد عناصر هامة جدا مثل التاريخ والمكان وصاحب الدعوة وغيرها، ويمكن فيما يلي أن نوضح لكم نموذج الدعوة الإلكترونية لاجتماع مديري الفروع على الايميل الالكتروني.
• التاريخ: …/ … / …. السيد المحترم/ السيدة المحترمة: ……….
• الموضوع: دعوة لحضور اجتماع المديرين أو اجتماع مجلس ادارة الشركة بجميع الاعضاء.
• ثم يكتب في المحتوى أو في هيكل الرسالة الإلكترونية، تحية طيبة وبعد، يسعدنا دعوة حضراتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة لشركة ……
• ومن المقرر عقد الاجتماع في تمام الساعة …، من صباح يوم ………، الموافق لتاريخ ……………، في مقر …. في الشركة.
• ويتم عقد الاجتماع لاتخاذ القرارات الأتية …….
• ويمكن ذكر القرارات مثل انتخاب رئيس لمجلس ادارة الشركة، أو انتخاب نائب للرئيس أو تعيين أمين السر للشركة أو أي أمور أخرى.
• مع كامل الاحترام والتقدير لسيادتكم، التوقيع …….

كيفية كتابة رسالة الكترونية لعقد اجتماع مديري الفروع في الشركة

• فيما يلي نوضح نموذج آخر لكتابة رسالة أو دعوة الكترونية، ونوضح شكل الدعوة لمديري الفروع في الشركة، وسواء كان هذا الاجتماع لكي نناقش فيه نتائج زيارة سابقة أو نناقش سبل الاستفادة أو لوضع قرارات جديدة.
• ولابد أن تكون الرسالة لها صيغة كاملة وجيدة، ولابد ان تكون مختصرة وفي نفس الوقت مناسبة لتكون رسالة مفيدة توفر الوقت وفي نفس الوقت تكون رسالة وافية.
• تكون هذه الرسالة على النحو التالي، يبدأ نموذج الدعوة الإلكترونية لحضور اجتماع مجلس الإدارة بتحديد التاريخ، التاريخ: …/ … / ….
• الرسالة إلى السيد/ السيدة: ….
• موضوع الدعوة: اجتماع مديري الفروع في الشركة.
• تحية طيبة وبعد، يسرني دعوتكم لحضور اجتماع مديري الفروع في شركة ………، والمقرر عقده في تمام الساعة …………من مساء أو صباح يوم ……………. الموافق ………………………
• ثم يتم توضيح الهدف من الاجتماع، ويتم الهدف في صورة جملة بسيطة بدون تفاصيل معقدة مثل الاجتماع لانتخاب رئيس لمجلس إدارة الشركة.
• ثم يتم كتابة جملة شكر او ختام مثل مع وافر الاحترام والتقدير، أو مع تحياتي، او يتم ارسال عبارة تفيد أن المرسل في انتظار رسالة تأكيد، مثل من فضلك أرسل رسالة تأكيد الحضور، أو يرجى تأكيد الحضور.

مميزات دعوة الاجتماع

من أهم مميزات دعوات الاجتماع ما يلي:

• الدعوات توضح للجميع كل التفاصيل، وتزيل الغموض، وتوضح الدعوة من هم المدعوون وما هو مكان وزمان الاجتماع.
• كما أن الدعوة توضح البنود التي تقوم عليها الاجتماع وتوضح الهدف منه.
• كما تمكن دعوة الاجتماع السادة الحضور من الاستعداد، فيمكن للمدعوين تهيئة جدول أعمالهم وتجهيز الموضوعات التي يحتاجها الاجتماع، وكل شخص يمكنه أن يجهز البيانات التي يملكها.
• كما أن دعوات الاجتماع تتيح للمدعوين ان يقوموا بإجراء الاتصالات اللازمة مع باقي المدعوين، ويمكنهم أن يتواصلوا مع عملاء الشركة لإخبارهم النتائج المحتملة.
• كما أن الاجتماع دون دعوة أو الاجتماع المفاجئ يجعل هناك قوة أكبر من غيرها، لأن صاحب الدعوة يعرف كيف يدير اتجاه المناقشة ويعرف مسار الحديث، اما الباقيين لم يكن لديهم التجهيز المسبق مما يضعف موقفهم.
• الدعوة للاجتماع وتحديد هدفه تجعله يخرج بنتائج مناسبة بدل من تأجيل الاجتماع أو عقد آخر.

العيوب أو المشكلات التي تواجه الدعوة الالكترونية للاجتماع

• الدعوة الإلكترونية للاجتماع قد تسبب عدم ذكر بعض المدعوين لعدم متابعتهم لحسابهم الالكتروني.
• قد يحدث تجاهل شخص هام في الدعوة الإلكترونية.
• كما أن الدعوة الالكترونية للاجتماع لا توضح بعض المعلومات مثل المدة.

شاهد أيضًا: خدمة مديري وزارة الصحة وكيفية تشغيلها على الجوال

هنا نختم مقال كيفية كتابة رسالة الكترونية لعقد اجتماع مديري الفروع في الشركة ووضحنا لكم ما هي مميزات دعوة الاجتماع، وكذلك شرحنا لكم العيوب أو المشكلات التي تواجه الدعوة الالكترونية للاجتماع، نتمنى لكم التوفيق في الدراسة والعمل، لا يفوتكم مشاركة المقال.