كيفية كتابة تقرير وأنواعه ؟

كيفية كتابة تقرير وأنواعه؟ يعد التقرير وسيلة علمية تقوم بتقديم الملخص الذي يحتوي على كافة الحقائق والبيانات لأدلة حقيقية.

ولكنها لا تكون مبنية لرأي الكاتب حول الموضوع الخاص بالتقرير، وتعتمد كتابته على معلومات ضرورية متعلقة بنوع التقرير مع عرض المعلومات.

بالطريقة الواضحة والبسيطة، وفي هذا المقال سوف نذكر لكم كيفية كتابة تقرير وأنواعه.

كيفية كتابة تقرير وأنواعه

يعد اتباع المنهج المرتب عند الكتابة من التعليمات العامة الهامة من الواجب معرفتها عند كتابة التقرير، وفي السطور القادمة نعرض عليكم العديد من التوجيهات والتعليمات التي تقوم بتسهيل العملية الخاصة بالكتابة، إليكم التفاصيل:

• يجب جمع المعلومات المهمة والأهداف الخاصة بالتقرير التي تهدف.
  • لإمداد الشخص القارئ بالنظرة المتكاملة بالتقرير، ويجب على النص بأن يكون بدون أخطاء لغوية.
• يكون التقرير بسيط وملم بكافة الجوانب الخاصة بالموضوع.
• يجب وضع التقرير في ملف يكون ذات الطابع الجميل للمحافظة على الأوراق عند تعرضها إلى التلف.
• يجب إدراج كافة المراجع والمصادر للتقرير، وكذلك تخصيص.
  • الفهرس للتطرق إلى الموضوعات الأساسية الهامة التي ذكرت بالتقرير.

الطريقة الخاصة بكتابة التقرير تعتمد على العناصر الرئيسية بالتقرير وهي:

المقدمة

تعد من العناصر الهامة لكتابة التقرير ويكون بها التمهيد للموضوع وتفاصيله.

وكذلك الأهداف التي يجب توضيحها بالطريقة المترابطة من أجل الرسم للصورة المصغرة للتقرير.

الموضوع

يعد من العناصر الخاصة بكتابة التقرير لاحتوائه على كافة الحقائق والمعلومات المجمعة به، ويتم كتابة جميع المعلومات بالطريقة المتناسقة والمترتبة.

النهاية

تعتبر آخر عنصر في كتابة التقرير ولها دور في أن تعطي للقارئ اللمحة المختصرة.

لموضوع التقرير مع ضرورة التأكيد على جميع النتائج التي تمت كتابتها في التقرير.

كتابة المسودة

هي النسخة الأولية الخاصة بكتابة التقرير، وتتميز بالتعديل والتنسيق، لذلك يجب إتباع كافة الإرشادات التي تكون مطلوبة من الجهة.

المراد أن يرسل التقرير لها كالهوامش وحجم الخط، وجدول المحتويات وصفحة العنوان.

لذلك من الواجب أن يتم الذكر المبسط لما يكون بالتقرير في المقدمة والأهداف والاستنتاجات.

ومن الأفضل أن يتم ذكر جميع الدلائل والشروح على المعلومات التي تم ذكرها في التقرير.

مراجعة التقرير

تحتوي هذه الخطوة على مراجعة كافة الخطوات الخاصة بكتابة التقرير ونذكر لكم العديد من النصائح من أجل مراجعة التقرير بنجاح وهي:

• يجب التدقيق للأخطاء الإملائية.
• القراءة لكافة الجمل من البداية حتى النهاية.
• المطابقة لكافة المتطلبات لما تمت كتابته في التقرير.
• يطلب الكاتب المساعدة من المدقق الخارجي من أجل ضمان الدقة في المراجع.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير بالتفصيل

أنواع التقارير

تعتبر كتابة التقارير من الأمور الهامة من أجل تقديم المعلومات، بل تختلف التقارير عن بعضها ويكون باختلاف غرض الكتابة، لذلك يوجد أنواع رئيسية الخاصة بالتقارير وعددهم خمسة وهم:

التقارير الغير رسمية

هكذا يوجد نوعين أساسيين بالتقارير الغير رسمية، وهم قصير وطويل، فيحتوي كل منهما على مكونات رئيسية وهي:

• المقدمة (تحتوي المقدمة على عنوان، وكذلك غرض التقرير والنقاط الرئيسية بالتقرير).
• المناقشة (تحتوي على جميع الأقسام الخاصة بالمناقشة من الشروحات والنتائج).
• الخاتمة (النتائج التي يتوصل إليها التقرير وهذا يكون تبع الغرض الأساسي من التقرير).
  • ولكن تحتوي التقارير الطويلة على العديد من العناصر التنسيقية المضافة، مثل الرسوم البيانية، والعناوين الفرعية، وتعدادات نقطية وجداول.

التقرير الإخباري

• يعد هذا النوع من الأنواع التي توضح الأسباب الخاصة بحدوث الخبر، ويكون استخدامه كثير في الوسط الإعلامي.
• يقوم التقرير الإخباري بتقديم جميع المعلومات بالطريقة الدقيقة والوافية في كافة الحقول الاقتصادية والسياسية وأيضاً الاجتماعية.

التقرير البحثي

• يعتبر من الأنواع التي تتمركز حول الموضوع المعين الذي يتم البحث عنه.
• الأهمية الخاصة بالتقرير البحثي هو أنه يقوم باختصار التقارير التي تتضمن النصوص الطويلة.
  • وأيضاً النصوص الموجود بالفقرات المختصرة بحيث تتصف بالشمولية لكافة المعلومات التي تتعلق بالبحث.

التقرير الإداري

• التقرير الإداري يعتبر من إحدى أنواع التقارير التي تتضمن على كافة المعلومات.
  • التي تتعلق بالمشاكل المحددة وكذلك العرض للتحليل المنطقي حول هذه المشاكل.
• يقوم التقرير الإداري باقتراح الحلول الخاصة بهذه المشاكل، حيث يعمل التقرير على تقديم الوثائق والصورة بحيث يتم توجيهها إلى الجهة المعينة.

اقرأ أيضا: كيفية كتابة تقرير جسات التربة pdf

التقارير الرسمية

هكذا تعتبر من الأمثلة الشهيرة بالتقارير الرسمية وهي الرسالة العلمية، وتشتمل على الإرشادات الواضحة عن كل ما تتضمنه الرسالة، وتحتوي على كل من:

• الرسالة الخاصة بالخطاب أو المذكرة وتشمل الملخص واللمحة وعن كل ما يتواجد في التقرير.
• الصفحة التي يكتب بها العنوان.
• الملخص التنفيذي.
• الجداول التي يكون بها محتويات.
• مقدمة.
• موضوع التقرير.
• الخاتمة.
• الجدول الخاص بالمصادر.
• الملحقات.

التقارير الدورية

هكذا تعد التقارير الدورية طريقة من أجل إيصال المعلومات إلى المدراء وخصوصاً المعلومات التي تتعلق بكل من: إنجازات، وقرارات متخذة، وأهداف منجزة، فيتميز هذا النوع بأنه شامل وموجز ويتكون من نقاط رئيسية وهم:

• التسمية والعنوان، ومن خلالها يتم التوضيح للنوع الخاص بالتقرير، وكذلك الوقت الزمني الذي يتعلق بها.
  • والتاريخ الخاص بتقديمه، الكاتب للتقارير، مع المراعاة لكتابة التقرير تبعاً لكل من: النموذج المحدد، والقالب.
• إنجازات تكون في الوقت الحالي، مع الإضافة لجميع الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.

يمكنكم أيضا الاطلاع على: طريقة التسجيل في منجز

تقارير التفتيش والصيانة

هكذا في كثير من الأحيان يتم إنشاء تقارير الصيانة والتفتيش، من أجل الكشف على العقارات والمباني، سواء كانت هذه المباني سكنية أو تجارية ويتكون هذا النوع من التقارير على:

• الملخص التنفيذي.
• الموضوع.
• النتائج المتعلقة بالموضوع.
• الملحقات.

التقرير المرحلي

هكذا يتكون هذا النوع من التقارير على كل من:

• عنوان رئيسي، الذي يحتوي على المعلومات التعريفية الخاصة بالتقرير.
• الملخص التنفيذي، تكون كتابته في كثير من الأحيان إلى الجمهور، وتقديمه إلى كبار المدراء، من الذين لديهم الوقت الضيق.
• الشرح للحالة الخاصة بالعمل، وكذلك وصف تفاصيل التقدم والإنجازات أثناء وقت زمني معين.
• الملخص، ويكون محتوي على المعلومات التي توجد في الشرح لحالة العمل، بل تكون بالتفاصيل الأقل.
• التاريخ المستحق للتقرير التالي، عندما يكون أسبوعياً أو شهرياً أو غير ذلك، مع المراعاة بأن تكون البيانات دقيقة.

أهمية التقرير

•  تعد التقارير من الوسائل الخاصة بنقل المعلومات وكذلك التواصل.
• تعتمد كتابة التقرير على تحليل البيانات والبحث وبعد ذلك تقديمها على هيئة معلومات.
• أيضا تقوم التقارير بتغطية مجموعة متعددة من القضايا والمواضيع، ثم تقديمها بالطريقة الواضحة والدقيقة.
• تتضمن الترتيب والتنظيم الجيد بالمعلومات، ومن الممكن على القارئ الفهم والتسخير لهذه المعلومات بالشكل الجيد.
• يتركز التقرير على ثلاث نقاط رئيسية وهي: (الشريحة التي تستهدف من أجل الكتابة للتقارير، غرض الكتابة.
  • نوع البيانات والمعلومات التي يريد الكاتب أن يوصلها للقارئ، لذلك الأنواع الخاصة بالتقارير وطرق الكتابة تكون متعددة.

شاهد أيضا: خاتمة تقرير

خصائص كتابة التقارير

تتميز كتابة التقارير بالعديد من الخصائص التي تكون من الواجب مراعاتها عند القيام بإنشاء تقرير.

ولذلك لكي نقوم بعمل تقرير مفيد وفعلي، نقوم بعرض الخصائص الهامة التي من الواجب متابعتها من خلال العملية الخاصة بالكتابة، وهي:

• يجب التركيز على كافة المعلومات القيامة خلال كتابة التقرير.
• يجب الدقة في الموضوع مع عدم التضليل.
• الكتابة بدقة من أجل عدم إرباك القارئ.
• كذلك يجب ذكر جميع المعلومات بالشكل الموجز والبسيط مع عدم الإطالة في الشرح حتى لا يستنفذ الوقت الخاص بالقارئ.

في ختام هذا المقال أوضحنا كيفية كتابة التقرير وأنواعه، والنقاط الهامة التي يتضمنها نوع التقرير، وكذلك ذكرنا الخصائص من أجل كتابة التقارير، وأوضحنا أهمية التقرير.