كيفية كتابة البريد الإلكتروني

كيفية كتابة البريد الإلكتروني، الذي بات لدى الجميع هو الأداة الأكثر انتشارًا من التواصل المهني والوظيفي، وتعد كتابة البريد الإلكتروني مهارة تحتاج إلى لغة خاصة، وطريقة محددة.

وعلى الرغم من أن الرسائل الإلكترونية ليست في أهمية الخطابات إلا أنه من الأهمية بمكان أن يتعرف الشخص على كيفية كتابة البريد الإلكتروني ليستطيع التعبير عن نفسه بطلاقة واحترافية، وهذا ما سنتعرف عليه خلال هذا المقال.

كيفية كتابة البريد الإلكتروني

• كيفية كتابة البريد الإلكتروني، إن كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح من شانه أن يعطي انطباعًا صحيحًا للعملاء عن المستخدم في أي مكان، ولدى أية جهة يتعامل معها.
  • ويمكن تعلم كتابة البريد الإلكتروني بكل سهولة، من خلال التعرف على الحقول الخاصة بالبريد الإلكتروني.
• فهناك العديد من الحقول الأساسية التي يتطلب التعرف عليها من قبل مستخدمي البريد الإلكتروني.
  • ومن خلال تلك الحقول يستطيع تدوين البيانات والمعلومات التي من شأنها التعرف بشكل احترافي على كيفية إعداد البريد الإلكتروني.

شاهد أيضًا: عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك

كيفية كتابة البريد الإلكتروني الخاص بي   

يمكن كتابة البريد الإلكتروني للشخص من خلال ملء الحقول التالية:

• الحقل الأول: حقل From وهو الحقل الذي يظهر خلاله عنوان البريد الإلكتروني Email Address لصاحب الحساب الذي يقصد إرسال الرسالة من خلاله إلى طرف آخر.
  • حيث يقوم المستخدم بملء الحقل بصورة مباشرة لدى الشروع في إنشاء عنوان البريد الإلكتروني.
• الحقل الثاني: حقل To وهو الحقل الذي يمثل الجهة التي يتم إرسال الرسالة إليها، وهنا يجب ملء هذا الحقل بدقة.
  • ويلزم ملء وتعبئة هذا الحقل في حال كان الإرسال من خلاله لأول مرة.
  • ويتم تفعيل ذلك عن طريق اختيار العنوان البريدي للمستخدم من خلال القائمة التي ستتضح للمستخدم لدى الضغط على To، أو عند التعبئة التلقائية اليدوية.
• الحقل الثالث: حقل Subject وهو المكان المخصص لكتابة العنوان الخاص بالرسالة.
  • والذي يستطيع المستقبل معرفة فحوى الرسالة بمجرد قراءة العنوان وهو من الحقول التي يمكن عدم تعبئتها.
• الحقل الرابع: حقل Cc وهو المعروف بحقل النسخ الكربونية، وهو من الحقول التي يمكن تجاوزها.
  • وهي التي توفر للمستخدم إرسال صورة طبق الأصل من رسالته إلى أي من الأشخاص الآخرين إلى جانب المستقبل الأساسي لرسالة.
• الحقل الخامس: حقل Bcc وهو الحقل الخاص بالصورة الكربونية المخففة، وهو شديد الشبه بالحقل السابق.
  • وهو كذلك من الحقول التي يمكن تجاوزها وعدم تعبئتها.
  • ويتميز هذا الحقل بأنه يضمن عجز المستقبلين للرسائل عن إدراك المستلمين الآخرين.
• الحقل السادس: حقل Message Body وهو الحقل الذي يمثل صلب الرسالة وفحواها.
  • حيث يقوم المرسل بتدوين نص الرسالة الأصلي بكامله.
  • حيث يترك المرسل فيه توقيعه في ختام تلك الرسالة، في حال رغب هو في ذلك أو اقتضت الضرورة ذلك.

كيفية كتابة نموذج أيميل رسمي بالعربي

• بات البريد الإلكتروني واحدًا من أبرز طرق ووسائل التواصل بين الناس.
  • ومن ثم أصبحت الحاجة ملحة وماسة لمعرفة طرق عمل البريد الإلكتروني.
  • وكيفية كتابة نموذج إميل رسمي باللغة العربية، وذلك راجع لأهميته القصوى في حياتنا العملية والخاصة.
• وتشتمل الرسائل البريدية على نوعين من الرسائل، ويسمكن التمييز بينهما من خلال طبيعة الشخص المرسل.
  • وكذلك طبيعة الرسائل المرسلة نفسها، وهذا النوعان هما الرسائل الرسمية Formal، والرسائل غير الرسمية Informal.
• فالرسائل الرسمية خاصة بالإرسال إلى زملاء العمل والمديرين المباشرين، أو أي من أفراد منظومة العمل التي يعمل من خلالها الشخص المرسل.
  • أما الرسائل غير الرسمية فهي التي يقوم الشخص بإرسالها إلى الأسرة والأقارب والأصدقاء.
• وتعتبر كتابة رسائل الشخص غير الرسمية أسهل بكثير عن الرسائل الرسمية التي تحتاج إلى اختيار الألفاظ بدقة.
  • وإيراد المعلومات اللازمة والمراد إيصالها إلى الطرف الآخر في منظومة العمل.
  • ولابد من استيفائها قواعد اللغة العربية المطلوبة وعلامات الترقيم وتوخي الحذر من الأخطاء.

شاهد أيضًا: رقم البريد الإلكتروني المصري

اسم بريد إلكتروني صالح

• عند الشروع في كتابة رسالة إلكترونية وخاصة إذا كانت ذات طابع رسمي.
  • فمن الأفضل ملء حقل عنوان الموضوع؛ وذلك لتصدير فحوى الموضوع إلى المرسل.
  • فالعنوان هو أو شيء سيقع عليه بصر المستقبل أو المستلم من الرسالة، ومن هنا كان لابد أن يكون العنوان واضحًا وصحيحًا.
• لابد من توخي الدقة عند تحية المستقبل في الرسائل الإلكترونية البريدية.
  • فإذا كان الشخص المستلم غير معروف من قبل المستخدم، فينبغي كتابة عبارة إلى من يهمه الأمر.
  • وفي حال كان المستلم هو المدير، تكون التحية عبارة عن حضرة المدير، أو السيد المحترم، ونحو ذلك.
• ويتم ذكر اسم الشخص المستلم في حال كان الشخص معروفًا من قبل المرسل، ولا ينبغي عندئذٍ تجاهله، ثم وضع نقطتين مزدوجتين بشكل رأسي، وينبغي تصدير الرسالة بعبارة ترحيب عامة وغير مخصصة، مثل مرحبًا.
• ذكر بعض عبارات الشكر المقتضبة وخاصة في الرسائل ذات الطابع الرسمي، وخاصة في حال الرد على رسائل سابقة قد وردت إلى المستخدم.
  • حيث بالإمكان كتابة عبارة “أشكرك على سرعة الرد”، حيث تزيد تلك الردود البسيطة الراحة والطمأنينة لدى الشخص المرسل أولاً.

 نماذج بريد إلكتروني

• من النماذج المثالية عند كتابة نص رسالة إلكترونية أن تشتمل الرسالة على النقاط الأساسية التي يريد المرسل إرسالها للمستلم.
  • على أن تكون تلك النقاط موجزة ومحددة بدقة، ومركزة، ومفهومة، وغير مستطردة.
  • وعندما تكون الرسالة مشتملة على ملفات ينبغي الإشارة إليها داخل نص الرسالة.
• من الأفضل ولاسيما في الرسائل الرسمية أن تشتمل على بارة تحث الطرف الآخر على سرعة الرد على الرسائل.
  • وخاصة عندما تكون الرسالة من جهة عمل أعلى إلى جهة عمل أصغر منها.
  • كأن تكون الرسالة من المدير العام للشركة إلى المرؤوسين.
• في ختام الرسائل البريدية –كما هو الحال بالنسبة للرسائل العادية أن تشتمل على بعض عبارات الشكر والامتنان والتحيات.
  • ونحو ذلك، أو عبارات من نوع “هذا للعلم واتخاذ اللازم”، أو “تفضلوا بقبول فائق الاحترام”، أو “ممتن على سعة صدرك” ونحو ذلك من العبارات.

شاهد أيضًا: www hotmail com – تسجيل الدخول في البريد الإلكتروني

كيفية كتابة البريد الإلكتروني في الفيس بوك

• كتابة الرسائل البريدية على الفيس لا تختلف عن غيرها في طابعها غير الرسمي.
  • إذ عادة ما تكون على شكل دردشة حوارية بين أفراد العائلة أو الأصدقاء.
• ويشترط فيها أن تكون قصيرة، وألا تتجاوز عدد كلماها السعة المحددة لكتابة الرسالة المتمثلة في المربع الأول المتاح.
  • دون الحاجة إلى المزيد من الكلمات وتوسيع المربع.
• في حال كانت الرسالة طويلة، فلا ينصح بكتابتها مرة واحدة.
  • وإنما من الأجدى والأنفع تقسيمها إلى فقرات متعاقبة، والتخلي عن كتابتها مرة واحدة.
  • لأن هذا سيفقدها ميزة القراءة السريعة، وستبعث على الملل من قراءتها، وترك إكمال قراءتها للنهاية.
• لابد من اختيار كلمات مهذبة وذات فاعلية وتأثير أكبر، لأن تلك العبارات الدقيقة والنافذة.
  • هي ما يصنع للشخص شعبية أكبر ويجعل حساباته على مواقع التواصل الاجتماعي تمتلئ بالمتابعين.
  • مع التخلي عن العبارات المسيئة أو التي تتضمن إيحاءات مريبة.
• يفضل عدم تضمين الرسائل مرفقات يمكن أن تثقل عملية النقل إلا عند الضرورة.
  • مع عدم تضمين الرسائل أرقام حسابات أو معلومات دقيقة عن حياة الشخص مخافة الاختراق.
  • ووقوع تلك الرسائل في أيدي بعض الهاكرز الذين يسيئون استخدامها.

وفي نهاية مقالنا عن كفية كتابة البريد الإلكتروني نكون قد أوضحنا الكثير من المعلومات عن كيفية كتابة البريد الإلكتروني.

والحقوق التي يجب ملؤها، وأبرز النصائح عند كتابة البريد الإلكتروني، إلى غير ذلك من المعلومات التي وردت بالمقال.