وسائل الاتصال في العلاقات العامة
وسائل الاتصال في العلاقات العامة، قبل مناقشة الخصائص التي تمثل مجال العلاقات العامة لابد من توضيح مفهوم الفرع الحديث الذي تم تضمينه في قائمة الفروع الإدارية، لأنه حتمي من منظور التنمية والازدحام.
محتويات المقال
نظرة عامة
- يخضع نظام الاتصالات حاليًا لتطور سريع ومستمر في المجال التقني.
- لذلك، أصبحت الحاجة إلى مواكبة الأحداث الجارية في العالم ملحة، خاصة في آسيا.
- الكفاءة في المؤسسات المختلفة، وكذلك المهارات التي يجب أن تتوفر للشخص المسئول عن عملية الاتصال
- وهو ما لا يقل أهمية عن محتوى الرسالة، لأنه يعتبر هو نفسه للمؤسسة والجمهور
- الشخص الذي يدير عملية الاتصال وينفذها في ضوء إمكانياته.
- وكفاءة الأداء التي من خلالها يتم تحديد مصير هذه العملية من قبل فريق منظم يرتبط ارتباطًا مباشرًا
- إنتاج المعلومات ونقلها من فرد إلى آخر، أو إدارة الرسائل ونشرها على الجمهور بالوسائل
- وسائل محددة للتأثير على معلومات ومواقف ومشاعر جمهور المستقبل
- سلوكياتهم ومعتقداتهم هي التي تحدد نجاح عملية الاتصال أم لا.
- سيتم تحقيق المتطلبات الأساسية للتطوير والتمكين المؤسسي والتمتع بهذه المهارات
- الأهداف محددة مسبقًا وتوفر رؤية واضحة لهذه الأهداف وإنجازها.
- إنه مُعد جيدًا في شكل مناسب يسمح للمسئولين عن المؤسسة بتوقع استجابة الجمهور.
شاهد أيضًا: بحث عن نشأة وتطور العلاقات العامة
مفهوم وسائل الاتصال في العلاقات العامة
- هذا الفرع يحيط عالم الأعمال في جميع المجالات، ولأن المنظمات والأفراد يتواجدون في البيئة التي يعيشون فيها ويتأثرون بها ولا يمكنهم العمل بمعزل عنها.
- فلا بد من وجود فرع مخصص للتعامل مع التواصل مع البيئة الخارجية الثقة، والتفاعل وأداء مهام التواصل وربط الأشخاص والمؤسسات والدول بكل ما يدور حولهم.
- إدارة العلاقات العامة هي الجهة المسئولة عن ربط المنظمة بجماهيرها الخارجية.
- وتجد طرقًا لإقامة اتصال مشترك أو مزدوج بين هذه الأطراف لتحقيق الرضا العام والمصالح المشتركة بين الطرفين، والتعبير عن ثقافة المنظمة وعملها، يعكس كفاءة إجراءاتها.
- الفرع نفسه يعتبر فنًا، ويجب أن يرتكز على مجموعة من الأسس والمعايير للإشراف على الفرع من خلال تحقيق طريقة حضارية للتوافق مع الآخرين والتواصل معهم بشكل مناسب، لأنه فن في حد ذاته.
- إلقاء الضوء على مجموعة من الأعراف والقيم الأخلاقية والاجتماعية.
وسائل الاتصال في العلاقات العامة
- تعتمد عملية الاتصال لقسم العلاقات العامة على نقل المعلومات إلى الجهات ذات العلاقة وتلقي المعلومات المهمة بهدف إجراء تغييرات محددة.
- وهناك العديد من وسائل الإعلام لهذا الغرض، على سبيل المثال ممثلو وسائل الإعلام هؤلاء هم على النحو التالي:
- عقد اجتماعات مع وكالات التمويل والبنوك العاملة مع الوكالات الداعمة.
- المشاركة في الاجتماعات الدولية والمحلية.
- التواصل عبر البريد الإلكتروني والفاكس والهاتف المحمول أو صفحة الشبكة الاجتماعية للشركة.
خصائص الاتصال
- يعود أصل علم الاتصال إلى العلوم الأخرى مثل علم النفس وعلم الاجتماع والاقتصاد والفلسفة …….. إلخ، وجميع هذه العلوم تعتبر الاتصال مجالًا مهمًا للمواد الدراسية التي يدرسونها.
- الاتصال عملية مستمرة وديناميكية، يرجع ذلك إلى عدة عوامل، بما في ذلك أن الاتصال يتضمن سلسلة
- من بين الأفعال التي ليس لها اعتداء أو غرض محدد، فهي في تغير مستمر وحركة.
- تتشابك الناس ومجموعات الاتصال والمهارات والمواقف، والخبرات والمشاعر التي تعزز التواصل في نفس الوقت.
- يشكل الاتصال نظاماً متكاملاً، حيث أنه يتكون من وحدات متراكبة، وتعمل جميعها عندما تتفاعل مع البعض، بما في ذلك المرسل والمستقبل والرسائل والتواصل.
أهمية الاتصال
- لا يمكن إنشاء واستمرار أي مؤسسة دون أي اتصال من أعضائها لذلك، عملية الاتصال.
- تسعى إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، وهذا يبرز أهمية التواصل داخل المنظمة وخارجها، ومنها:
- الاتصال عملية اجتماعية لا يستطيع العيش من دونه في أي جماعة اجتماعية.
- أو منظمة اجتماعية، وبالتالي، فإن الاتصال هو الوسيلة التي يستخدمها البشر لتنظيمها واستقرارها.
- لذلك، تسعى عملية الاتصال إلى تحقيق هدف عام، وهو التأثير على أفكارك في المستقبل.
- وتعديلها حسب توجيهاتها أو مهارتهم، بحيث يمكن تصنيف الأهداف إلى:
- الهدف التوجيهي، يمكن تحقيقه عندما يكمل المتصل اكتسابه في المستقبل لعناوين جديدة أو تعديلات.
- الاتجاهات القديمة أو تثبيت الاتجاهات القديمة المرغوبة.
أهداف الاتصال
1- هدف تثقيفي
- يتحقق هذا الهدف عندما يتم توجيه الاتصال نحو نوعية معينة من المتلقين في منطقة تهمهم.
- لمساعدتهم وزيادة معرفتهم وتوسيع آفاقهم حيث تجري الأحداث من حولهم.
2- هدف تعليمي
عند اكتمال الاتصال، فإنه يهدف إلى جلب خبرات ومفاهيم ومهارات جديدة.
3- الهدف الإداري
يتحقق هذا الهدف عند اكتمال الاتصال لتحسين تدفق العمل وتوزيع المسئوليات، ودعم التعامل مع العاملين بالمؤسسة أو الوكالة.
4- هدف ترفيهي
تحقيقه عند التواصل، وجلب الأمل والسعادة في المستقبل.
5- هدف اجتماعي
- عندما يحدث الاتصال، تقوم بزيادة التواصل بين الجماهير، وفهمهم للرسالة، وبالتالي تقوية الروابط.
- في الواقع، يمكن أن يحقق الاتصال أكثر من هدف واحد أثناء استخدام منظمة معينة.
6- الاتصال لغرض تحديد المسئوليات
- مع احتكاك أكبر مع عمال المنظمة، وفي هذه الحالة
- استهدفت عملية الاتصال هدفين، الهدف الإداري والهدف الاجتماعي في آن واحد.
- الجمهور له أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة، لذلك المؤسسة تهتم بتأسيس نظام اتصالات.
- يمكن للجمهور متابعة صحة الجهود التي تبذلها المؤسسة، وكذلك يسعى إلى تحديد شكاوى الجمهور والاقتراحات لتحسين خدماته.
خصائص العلاقات العامّة
يتميز قسم العلاقات العامة بسلسلة من الخصائص، ولكل منها خصائصها الخاصة:
- من المفترض أن دور الإدارة هو أحد وظائف الإدارة المسؤولة عن نقل الرسائل التنظيمية إلى البيئة الخارجية.
- يحاول بناء شبكة علاقات جيدة مع الآخرين لتحقيق أقصى استفادة.
- يتميز بالاستمرارية والعمل الدائم.
- هناك حاجة إلى شخصية تكوينية لإعداد الجماهير وخلق علاقات تعاون معهم.
- محاولة تحقيق مصالح الجميع دون تمييز وتحيز وبكل موضوعية.
- تحتل جزءًا مهمًا في الهيكل التنظيمي.
- يقوم على التخطيط حيث يقوم أخصائي التخطيط بالإشراف على جميع الفروع.
- تقوم على مبادئ وثوابت أخلاقية تسعى من خلالها إلى كسب ثقة الآخرين.
العناصر الأساسية لقسم العلاقات العامة
تعتمد إدارة العلاقات العامة على ركائز عملية مهمة في أداء مهامها، ومن أبرز هذه الركائز نذكر ما يلي:
- العمل وفق جهود منظمة.
- إقامة علاقات متبادلة بين المؤسسة والمجتمع.
- قدم آراء حول المواقف الموجودة في المؤسسة.
- صياغة سياسات الوكالة وتوحيد إجراءاتها.
- تأكد من توافر السياسات والإجراءات للمجتمع المحلي.
مهام العلاقات العامة
مهام ووظائف إدارة العلاقات العامة هي كما يلي:
- العلاقات عبر وسائل التواصل.
- إعداد الأعمال الهامة حول الموضوعات ذات الأهمية للمنظمة. -تنزيل المهام الإعلانية.
- إصدار أخبار الأنشطة والفعاليات بحيث تكون في متناول الجمهور الخارجي.
- المداومة على أن تكون على اتصال مع وسائل الإعلام.
- عملية تنظيم الاجتماعات والزيارات الإعلامية.
- العلاقات مع ضيوف المؤسسة.
- استقبال الضيف.
- إعداد جدول زيارات الضيوف والأمور الأخرى المتعلقة بالزيارة.
- إعداد أدلة للضيوف.
- تحضير الهدايا للضيوف.
- علاقات التسويق
- الإعلان عن منتجات أو خدمات جديدة أو أي تحسينات تم إجراؤها على المنتجات والخدمات.
- المساهمة في المعارض والأنشطة التسويقية.
شاهد أيضًا: تعريف العلاقات العامة وأهميتها
أهداف قسم العلاقات العامة
فيما يلي أهم الأهداف التي يجب أن يحققها أي قسم علاقات عامة في أي مؤسسة:
- إعطاء صورة جديرة بالمؤسسة أمام المجتمع والمؤسسات الأخرى.
- إبداء الاهتمام بالرأي العام داخليًا وخارجيًا.
- المشاركة في تقديم المشورة لإدارة المؤسسة قبل اتخاذ أي قرار أو سياسة معتمدة.
- قم بحماية مؤسستك من خلال إعداد برامج النسخ الاحتياطي التي تمنع مؤسستك من الوقوع في المشاكل.
- التأكد من تكوين علاقات جيدة بين موظفي المؤسسة والإدارة. -استقطاب موظفين مؤهلين ومدربين تدريباً عالياً للمؤسسة.
وظائف العلاقات العامة
- حسب طبيعة أنشطة العلاقات العامة وأنواع الجماهير التي تتدخل في العلاقات العامة.
- يمكن تقسيم عمل العلاقات العامة والعمل المسئول عن هذه المهام إلى عدة فئات، لذلك يمكن تلخيص عمل العلاقات العامة على النحو التالي:
1- العلاقات المجتمعية
- وتهدف إلى توجيه أنشطة العلاقات العامة للمجتمع من خلال الحملات الدعائية للشركات الربحية والخدمية والحملات التطوعية والخيرية للجمعيات الخيرية.
- وبالتالي تعزيز العلاقة بين المؤسسات والمجتمعات وإفادة الطرفين.
2- العلاقات الداخلية
- تشمل علاقة المنظمة بالموظفين والعاملين في مجال نشاطها مراقبة تحسين رضا الموظفين.
- وفتح مساحات للتواصل المتبادل، وتفعيل التفاعلات بين الموظفين، وتحسين معايير الموظفين وتمكينهم في دورهم.
3- العلاقات الحكومية
فالعلاقات العامة هي المسؤولة عن التواصل مع الجهات الرسمية والجهات الحكومية للحصول على الوثائق اللازمة أو لتنسيق إقامة وإدارة الفعاليات.
4- العلاقات الإعلامية
- وتشمل العلاقة المستمرة بين المؤسسة ووسائل الإعلام المحلية والدولية (بما في ذلك الصحفيين ومنتجي المحتوى)، وعقد المؤتمرات الصحفية.
- وإعداد التقارير عن الحملات والفعاليات والأحداث المتعلقة بالمنظمة.
بعض أدوار العلاقات العامة
- تسمح دراسة العلاقات العامة بمجموعة واسعة من المهارات المهنية، بدءًا من التخصص في مهام النشر والترويج وإدارة الأحداث، فضلاً عن الكتابة والتحرير بطريقة تخدم أساليب التسويق والوسائط الخاصة بالمنظمة.
- بالإضافة إلى إدارة المنصة الإلكترونية للشركة (خاصةً بالإضافة إلى الشبكات الاجتماعية)، يمكن أن تكون أيضًا شراكة.
- نظرًا لأن قسم العلاقات العامة في المنظمة مرتبط بالجمهور الداخلي والخارجي وينخرط في أنواع مختلفة من الأنشطة والمهن المختلفة.
- فإن مسئولياته تشمل إدارة الأزمات، والسيطرة على تأثير الأزمة، والتسويق والترويج، وإدارة المسؤولية الاجتماعية للمنظمة.
واجبات مسئولي العلاقات العامة
- يتواصل مسؤولو العلاقات العامة مع الأشخاص نيابة عن الشركات أو المؤسسات أو الأفراد أو الحكومة.
- وينشرون معلومات صاحب العمل أو العملاء بين الأشخاص، وغالبًا ما يستخدمون وسائل الإعلام كوسيلة لزيادة الرؤية والحفاظ على صورة معينة للشركة أو الفرد.
- المتطلبات المهنية هي القيام بالعديد من المهام، من أهمها المهام التالية:
- المحافظة على هوية رائد الأعمال.
- استخدم الوسائط والبيانات الصحفية والصور وما إلى ذلك لنقل رسالة الشركة.
- قم بتقييم الرأي العام للعملاء من خلال إجراء استطلاعات الرأي ولاحظ ما يتم ذكره عنها على مواقع التواصل الاجتماعي.
- المحافظة على العلاقات مع وسائل الإعلام الإقليمية والوطنية.
- تنظيم المؤتمرات الصحفية والمقابلات لصاحب العمل أو العميل.
- صياغة الخطابات لممثلي العميل أو صاحب العمل.
- مراقبة وتقييم نتائج أعمال العلاقات العامة.
- تقديم خدمات الجدولة والخدمات اللوجستية حسب الحاجة.
- تقييم برامج الإعلان والترويج للتأكد من توافقها مع أهداف العلاقات العامة.
مهارات مسئولي العلاقات العامة
يتوجب أن يتمتع موظفو العلاقات العامة بالعديد من المهارات لمساعدتهم على إنجاز أعمالهم بنجاح، ومن أهمها:
1- التواصل اللفظي
- يتطلب دور العلاقات العامة القدرة على نقل المعلومات بشكل فعال إلى الجمهور ووسائل الإعلام وأعضاء المنظمة.
2- الاستماع
- يتوجب أن يكون مسؤول العلاقات العامة قادرًا على الاستماع جيدًا؛ القدرة على فهم ما يقوله الآخرون وبالتالي إعطاء الاستجابة المناسبة.
3- الكتابة
- تعد كتابة البيانات الصحفية والخطب جزءًا مهمًا من وظيفة محترفي العلاقات العامة، لذا فإن المهارات جاهزة
4- العلاقات الشخصية
- نظرًا لأن التعامل مع وسائل الإعلام والأشخاص يتطلب القدرة على التواصل بشكل جيد مع الآخرين.
- يتوجب أن يكون مسئول العلاقات العامة مقنعًا وقادرًا على التفاوض.
شاهد أيضًا: أهداف العلاقات العامة ووظائفها
في نهاية رحلتنا مع وسائل الاتصال في العلاقات العامة، يمكن القول من خلال توفير الأساس النظري والتدريب العملي لتحسين مهارات الاتصال للعاملين في مجال العلاقات العامة، يتمكنوا من إكمال المهام الموكلة إليهم.