قواعد فن الإدارة الناجحة

نجاح القائد في قيادة المؤسسة تعتمد على عدد من العوامل أهمها كفاءة الموظفين ومساعدتهم له، حيث أن الموظفين هم أهم الموارد في أي مؤسسة.

لذلك يجب على القائد أن يخلق روح فريق العمل الناجح، كما يجب عليه أن يكون على علم بكيفية مكافأة ومحاسبة موظفيه حتى يحصل منهم على أفضل النتائج الممكنة، سنوضح ذلك بالتفصيل من خلال موضوع قواعد فن الإدارة الناجحة.

تعريف الإدارة الناجحة :-

• إن الإدارة الناجحة هي إتباع كافة الطرق لتوحيد والربط بين أهداف الفرد وأهداف المؤسسة، حيث يجب على قائد المؤسسة إتباع عدد من المقومات لكي يدير المؤسسة بشكل فعال، حتى يحقق الأهداف المنشودة.
• يجب أن يراعي المدير التركيز في الأعمال الرئيسية والتي التي تحقق أهداف المؤسسة بصفة عامة وأهداف القطاعات بصفة خاصة.
• الوقت هو من أهم العوامل التي تؤدي إلى نجاح المؤسسة، حيث أن اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب قد يكون نقطة فاصلة في تاريخ المؤسسة.
• اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب يحتاج إلى مدير شجاع قادر على استخدام المعطيات التي أمامه بشكل سليم ومن ثم التنبؤ بالنتائج.
• التسرع في اتخاذ القرار من الممكن أن يجعل المؤسسة تخسر الكثير، كما أنه من الممكن أن يجعل المؤسسة تدخل في منحدر تستمر فيه عدد من السنوات.
• في حالة القرارات الصعبة من الممكن أن يقوم المدير باستشارة أكثر من شخص من الأشخاص الأكفاء الذين يمتلكون الخبرة والبصيرة.

شاهد ايضًا : قواعد وأسرار حياة سعيدة وناجحة

الإدارة الناجحة للموارد البشرية :-

يوجد إدارة للموارد البشرية في كل مؤسسة هي من تهتم بتنفيذ الجوانب العملية الوظيفية، حيث تقوم بمحاسبة الموظفين وتعيينهم وتدريبهم وترقيتهم، حيث يتواجد بالمؤسسات الأهلية أو الجهات الإدارية إدارة تقوم بعدد من المهام أهمها:

• القيام بإبلاغ الموظفين بمعالم خطة العمل الموضوعة، كما أنها تقوم بمتابعة الموظفين أثناء تنفيذ الخطة.
• مراعاة التنظيم الهيكلي الموضوع داخل المؤسسة، حيث أن التنظيم يسهل عملية إنجاز المهام، كما أنه يسهل محاسبة المقصر.
• توفير الأدوات اللازمة للعمل مثل الأجهزة والآلات والأدوات من مهام الإدارة المسؤولة عن الموارد البشرية في أي مؤسسة، كما أن تلك الإدارة تقوم بتوفير البيئة المناسبة للعمل.
• تتولى إدارة أي مؤسسة خلق روح من الود والتعاون بين العاملين بالمؤسسة.
• تتحمل إدارة المواد البشرية في أي مؤسسة أو الإدارة المسؤولة عن الموظفين التفكير في اقتراحات لتطوير المؤسسة.

شاهد ايضًا : معلومات عن حقيقة حورية البحر

قواعد فن الإدارة الناجحة :-

• تغير مفهوم فن الإدارة الناجحة في هذه الأيام، حيث تحول من السيطرة على الموظفين واخضاعهم لتنفيذ قوانين العمل وتحقيق أهدافه إلى بث الروح الإيجابية وخلق روح من الإلهام والإبداع للموظف.
• يقع عدد كبير من المديرين في خطأ كبير وهو تنفيذ عدد من القواعد الصماء بهدف إحكام السيطرة على الموظفين وذلك لتقليل هامش الخطأ، يترتب على ذلك نتيجة عكسية ليست في صالح المؤسسة.
• يتسبب هذا المنهج في خلق جو من الفوضى وانعدام التفاهم والحوار، يجب على القائد المحنك أن يتبع عدد من خطوات الإدارة الناجحة للمؤسسة لتحقيق أهداف المؤسسة والتي سنبين في الفقرة التالية.

السيطرة :-

السيطرة هي حشد موارد المؤسسة لتنفيذ أهدافها من خلال قياس الأداء واتخاذ القرارات المناسبة لتصحيح أي خطأ.

تعتبر السيطرة من الوظائف الأساسية والمستمرة للإدارة، حيث أنها تعني إدارة الوظائف الهامة في المؤسسة، كما تعمل على تقييم نتائج الأعمال بشكل دائم ومستمر.

التوجيه :-

• يعتمد التوجيه على ترتيب المهام الوظيفية لكل إدارة في جدول، كما يقوم بمتابعة الموظفين أثناء تنفيذ تلك المهام.
• يعمل التوجيه على خلق بيئة مناسبة وفعالة للإنتاج، كما يعمل على وضع الفرص المناسبة والجيدة أمام الموظفين والتي تعمل على تحفيزهم.
• يتميز التوجيه بأنه يعمل على التأثير في جميع إدارات المؤسسة، كما أن له السلطة على كافة القطاعات داخل أي مؤسسة.
• يساعد التوجيه على وجود اتصال بين جميع الوظائف بجميع مستوياتها في أي مؤسسة.

أهم عوامل الإدارة الناجحة :-

التنظيم :-

يعتمد التنظيم على التنسيق بين مسؤوليات الأفراد، كما أنه يقوم بتحديد كافة الخدمات والمهارات المطلوب توافرها في كل قسم وفي كل إدارة من إدارات المؤسسة.

يقوم التنظيم بتوزيع العمل وتقسيمه على كل شخص بما يتناسب مع قدراته وإمكانياته لتحقيق أهداف الإدارة المختلفة وبالتالي تحقيق أهداف المؤسسة في النهاية.

التخطيط :-

• هو الذي من خلاله يتم تنفيذ أهداف المؤسسة ومهامها، يكون ذلك من خلال وضع الخطوات الصحيحة التي يسير عليها الموظفين في الأيام القادمة.
• التخطيط من أهم مسؤوليات الإدارة، يسير التخطيط على نهج تحقيق الأهداف المنشودة للمؤسسة على المدى القريب والمدى البعيد
• يرمز التخطيط إلى التفكير وترتيب المهام قبل تنفيذ أي مهمة من مهام كل موظف بالمؤسسة.
• يحرص التخطيط على مراعاة التغييرات التي تحدث في البيئة المحيطة، كما يحرص على وضع القرارات التي تتماشى مع تلك التغيرات.
• يعتمد التخطيط على التنبؤ بأهم العوامل التي من الممكن أن تطرأ على الوضع الحالي في المستقبل.

دور التوظيف الإدارة الناجحة :-

• يعتبر التوظيف من مسؤوليات الإدارة في أي مؤسسة، حيث ينظم عملية اختيار الموظفين المناسبين الذين سيقومون بتحقيق أهداف المؤسسة ورسالتها.
• يعمل قسم التوظيف على تدريب موظفي المؤسسة وتحسين مستواهم الوظيفي والذي سينعكس بالإيجاب على المؤسسة في النهاية.
• تتميز وظيفة التوظيف بأنها معقدة، حيث تشتمل عدد من المهام وهي اختيار الموظفين المناسبين وتدريبهم وتقييم نتائج أعمالهم.
• يتابع عنصر التوظيف بأي مؤسسة كافة التغيرات التي تتعلق بالموظفين مثل التقاعد والاستقالة ونهاية الخدمة وغيرها
• يهتم التوظيف بتدريب الموظفين وتقييم نتائج عملهم، كما يحتاج التوظيف إلى تكاتف أكثر من إدارة داخل المؤسسة، ويعتبر التوظيف من الوظائف الدائمة وليست المؤقتة داخل أي مؤسسة.

أنماط القيادة :-

قد جاء خلال موضوع قواعد فن الإدارة الناجحة أن هناك عدد من أنماط القيادة حيث جاء:

النمط الكلاسيكي :-

يعني منح القائد الموظفين الذين يعملون في المستوى الإداري الأدنى منه سلطات لتسيير العمل، يحتاج هذا النمط موظفين مدربين وذو مهارة لكي يقوموا بما أسند إليهم على أكمل وجه.

النمط التحويلي :-

يقوم من خلاله القائد بعمل تغيرات وإجراءات قد يراها الموظفين غير مناسبة ولكنها تخدم رؤيته المستقبلية في النهوض بالمؤسسة ولتحقيق أهدافها،  يجب أن يتحلى الموظفين بعدد معين من المهارات حتى يحققوا رؤية قائد المؤسسة حتى في حالة عدم اقتناعه بوجهة نظره

نمط المشاركة :-

ينجح هذا النمط في حالة واحدة وهي إن كان سير المنشأة في أكثر من تيار لا يؤثر عليها، حيث يقوم القائد باستغلال خبرة الموظفين، كما يمكنهم في المشاركة في صنع القرار وبالتالي لا يتحمل القائد نتيجة قراره بمفرده بل يتحمله معه موظفو المؤسسة بالكامل.

يعتبر هذا النمط من الأنماط الديمقراطية التي تحقق نجاح باهر في بعض الأوقات ومن الممكن أن تجلب الخسارة للمؤسسة.

مستويات الإدارة :-

كما ورد في قواعد فن الإدارة الناجحة حيث يوجد عدة مستويات للإدارة بأي مؤسسة كبيرة، تعمل كافة المستويات الإدارية على تحقيق رسالة وأهداف المؤسسة من خلال استغلال كفاءة كل موظف، تنقسم مستويات الإدارة إلى عليا ووسطى وتشغيلية.

الإدارة العليا :-

تعتبر أعلى جزء في الهرم الإداري وتتكون من رئيس مجلس الإدارة، يليه المدير العام ثم المدير المالي ثم المدير التنفيذي.

الإدارة الوسطى :-

وهي تضم كل مسئولي الإدارات، على سبيل المثال:مدير التسويق ورئيس قسم المشتريات ورئيس قسم المبيعات…وغيرها.

الإدارة التشغيلية :-

تضم المشرفين ومديري الفروع ويطلق عليها اسم الإدارة الدُنيا.

شاهد ايضًا : معلومات كاملة عن الكوكب الأحمر

كيف تدير فريق عمل متميز عبر أداة أنا؟

إدارة فريق عمل متميزة عبر أداة “أنا”، أو بالأحرى “أنا” المخصصة، تتطلب بعض الخطوات الرئيسية التي يمكنك اتخاذها:

• تحديد الأهداف: قم بتحديد الأهداف الرئيسية التي تريد تحقيقها باستخدام أداة “أنا”، وتأكد من أنها واضحة ومحددة بشكل جيد. اجعلها قابلة للقياس والتحقق.
• تعيين المهام والمسؤوليات: قم بتوزيع المهام بين أعضاء الفريق باستخدام أداة “أنا”، وتحديد المسؤوليات لكل فرد بوضوح. تأكد من أن كل شخص يعرف ما هو مطلوب منه.
• التواصل الفعال: استخدم أداة “أنا” للتواصل مع أعضاء الفريق بشكل منتظم، سواءً لتقديم التوجيهات، أو تبادل المعلومات، أو حتى للمدح وتشجيع الإنجازات.
• التتبع والمراقبة: قم بمتابعة تقدم العمل والأداء باستخدام أداة “أنا”، وقدم التغذية الراجعة اللازمة. تأكد من تحديث الفريق بشكل منتظم حول أي تغييرات أو تطورات.
• تشجيع التعاون: استخدم أداة “أنا” لتعزيز ثقافة التعاون بين أعضاء الفريق، وتشجيعهم على مشاركة المعرفة والخبرات، ودعم بعضهم البعض.
• إدارة الصراعات: إذا نشأت أي صراعات بين أعضاء الفريق، حاول حلها بشكل مباشر وبناء من خلال أداة “أنا”. استمع إلى جميع الأطراف وحاول الوصول إلى حلول مرضية للجميع.
• تقديم التشجيع والدعم: لا تنسى تقديم الدعم والتشجيع لأعضاء الفريق عند الحاجة، واحتفل بالإنجازات والنجاحات باستخدام أداة “أنا”.
• التحسين المستمر: قم بتقديم فرص للتعلم والتطوير باستخدام أداة “أنا”، وتشجيع أعضاء الفريق على تحسين مهاراتهم وتطوير أدائهم بشكل دائم.