تعريف خدمة العملاء باختصار

تعريف خدمة العملاء باختصار، يعد تقديم خدمة عملاء تنال رضا العميل أو المستهلك من العوامل المؤثرة في نجاح واستمرار المؤسسات والشركات، لذا سوف نتعرف في هذا المقال عن تعريف خدمة العملاء باختصار وأهميتها ومهاراتها وأهدافها.

خدمة العملاء

• يعد اهتمام الشركات بتقديم خدمة عملاء مميزة تقوم على تلبية احتياجات العملاء من المؤشرات التي تدل على مدى نجاح الشركة، وتدل على سعيها في تقديم كل ما هو أفضل.
• ولهذا السبب فإن عدد كبير من الشركات والمؤسسات يقدم قسم خاص بخدمة العملاء، ويعمل هذا القسم على تقديم كافة المعلومات التي يحتاجها العميل، والاستماع إلى آرائه وشكواه ومقترحاته.
• بالإضافة إلى العمل على حل الشكاوى أو تلبيه الاحتياجات التي يتطلبها العميل، ومن الجدير بالذكر أن سرعة الحل أو التلبية تعد مؤشرًا على اهتمام الشركة بالعميل مما يحقق لها النجاح.

شاهد أيضًا: رقم خدمة عملاء فودافون مصر | للتحدث مع خدمة العملاء adsl

تعريف خدمة العملاء باختصار

• تعرف وظيفة خدمة العملاء على أنها واحدة من صمن الوظائف الإدارية في الشركات أو المؤسسات، وتعمل خدمة العملاء على تزويد وإعطاء العملاء أو المستهلكين بكافة المعلومات عن خدمات الشركة.
• وتقوم وظيفة خدمة العملاء على بعض المهارات والمبادئ التي يقوم بها ممثلي خدمة العملاء، وذلك من أجل العمل على الحفاظ على رضا العميل أو المستهلك، وكل من يتعامل مع الشركة أو المؤسسة.
• وتعد خدمة العملاء هي العملية التي تعطي الشركة أو المؤسسة التابعة لها ضمان برضا العميل أو المستهلك، ويتلخص رضا العملاء في تقبلهم لخدمات الشركة أو المنتجات أو السلع التي تقدمها لهم.
• بالإضافة إلى أن خدمة العملاء تعمل كحلقة وصل بين المؤسسة والعملاء، من خلال المكالمات الهاتفية، أو رسائل الخدمات، أو المعاملات المباشرة بين ممثل خدمة العملاء والعميل.
• وتقوم فكرة خدمة العملاء على كونها جزء رئيسي يعمل على إعطاء الفكرة العامة أو التصور العامة عن المؤسسة أو الشركة، حيث تقوم بتقديم كافة المعلومات عن الشركة.

أهمية خدمة العملاء

• تكمن أهمية خدمة العملاء في عدد من المميزات التي تعود بالنفع على الشركة أو المؤسسة من قِبل الاهتمام بخدمة العميل، فالعميل أو الفئة المستهدفة يضمن دوام واستمرار العمل في المؤسسة.
• وذلك لأن العميل أو المستهلك يعتبر العامل الأساسي في استمرار عمليات البيع والمبيعات، وثم زيادتها، مما ينتج عنه زيادة في الأرباح، وهذا ما يحقق هدف الشركة أو المؤسسة الرئيسي.
• كما أن خدمة العملاء تساهم في حفاظ الشركات على التطوير، وذلك لأنها تعمل على الاستماع للعملاء، ومعرفة ما يحقق رضا العملاء والمستهلكين، مما يتيح للشركة من تصويب الأخطاء.
• وتتيح خدمة العملاء فرصة إعادة تشكيل مسار الشركة، وذلك في حالة ما إذا كانت الخدمة التي تقدمة الشركة بها أمر غير صائب، أو بها مشكلة ما، وبذلك تضمن الشركة استمرار أدائها.
• ومن الأمور الهامة التي توفرها خدمة العملاء للشركات والمؤسسات هي ارتباط العملاء بكيان الشركة، ويحدث ذلك لأن خدمة العملاء تشعر العميل بقيمته عند اهتمامهم، مثلًا بالاتصال به وشكره لاقتراحه.
• أو عندما يتم تنفيذ الشركة الاقتراح العميل فعليًا، وعند الاستماع إلى شكواه والعمل على حلها بشكل جَدي وفي أقرب وقت، وبهذا تكون خدمة العملاء وسيلة ترابط بين العميل والشركة.
• وعندما تنال الشركة أو المؤسسة رضا العميل، يزداد الإقبال عليها ويزداد الإقبال على الخدمات أو المنتجات التي تقدمها، مما يؤدي بالتبعية إلى زيادة  ربح الشركة.
• وقد يكون عاملًا كبيرًا في جذب عدد أكبر من العملاء أو المستهلكين، حيث تعمل أراء العملاء أو المستهلكين الأساسيين على إيجاد فرصة لمزيد من العملاء نتيجة الخدمات المميزة التي قُدمت لهم.
• وتعد خدمة العملاء هي المؤشر الذي يدل على نجاح الشركة أو المؤسسة، حيث إن نجاح الشركة مرتبط ارتباط وثيق بقدرتها نجاحها في تقديم خدمة عملاء تنال رضا العملاء الكامل.

أهداف خدمة العملاء

• يلزم لخدمة العملاء عدة أهداف تعمل على تحقيقها من أجل الهدف الرئيسي للشركة، ومن أهم تلك الأهداف العمل على كسب رضا العملاء الكامل، والمحافظة على استمرار تعاملهم مع الشركة.
• وقد يتم تحقيق هذا الهدف من خلال الالتزام في المواعيد مع العملاء أثناء تقديم الخدمات لهم والالتزامات، بالإضافة إلى المعاملة الحسنة، وعدم التمييز الديني أو الجنسي أو العرقي بين العملاء.
• وتهدف خدمة العملاء أيضًا إلى زيادة عدد المستهلكين أو العملاء، وقد يتم ذلك من خلال التحفيز المُقدَم من قِبل الشركة، مثل تقديم وإعطاء مكافآت رمزية للعملاء، كي يستمروا في التعامل مع الشركة.
• ومن أهداف خدمة العملاء جذب عدد أكبر من العملاء والمستفيدين، لزيادة المبيعات والأرباح، ويم ذلك بناء على العمل على كسب سمعة جيدة للشركة ولخدمات الشركة، وتطبيقها للقيم الجوهرية.
• وتعمل خدمة العملاء على ضمان أمانة ومصداقية الشركة أو المؤسسة التي تمثلها، بالإضافة إلى تقديم الخدمات عالية الجودة، وتكلفة مناسبة، وينتج عن ذلك كسب الشركة المصداقية، خاصة في التعامل المالي.
• ومن الجدير بالذكر أنه عندما تقوم خدمة العملاء بتحقيق الأهداف المنوطة بها، فإن الشركة أو المؤسسة التي تمثلها تحقق الميزة التنافسية بين منافسيها داخل المجال أو القطاع.

وظيفة خدمة العملاء

• يقوم ممثلي خدمة العملاء بعدد من الوظائف والمسؤوليات، والتي تعتبر مسؤولية التعامل مع المشكلات من أهمهم وأولهم، حيث يقوم ممثلي خدمة العملاء بالتعامل مع شكاوى العملاء.
• ويتم ذلك في إطار السياسات الخاصة بالشركة، والتي تم تحديدها مسبقًا، بالإضافة إلى تقديم كافة الحلول والاقتراحات التي تتناسب مع العملاء وتكسب رضاهم وثقتهم.
• ومن المسؤوليات التي يقوم بها ممثلي خدمة العملاء هي الوظائف الكتابية، وهي مسؤوليات الرد على المكالمات الهاتفية الصادرة من العملاء، أو عمل التحويلات الهاتفية للمسؤولين المختصين.
• بالإضافة إلى تسجيل بيانات العملاء، وتعديلها، ومعالجة المستندات والأوراق، وهناك نوع خاص من التعامل مع الأوراق والمستندات في البنوك، مثل حسابات الخدمات والشيكات النقدية.
• كما أن خدمة العملاء تساهم في المبيعات، على الرغم أنها لا تعد من قسم المبيعات، حيث يوجد بعض من ممثلي خدمة العملاء يقوم بالتعامل المباشر مع العملاء أثناء البيع لخدمات ومنتجات الشركة.
• بالإضافة إلى أن ممثلي خدمة العملاء يقومون بتقديم الاقتراحات والحلول للمستفيدين والعملاء، ويقومون بتقديم المساعدة في اتخاذ قرار الشراء لمنتج أو خدمة ما تقدمها الشركة.

شاهد أيضًا: رقم التحدث مع خدمة العملاء STC

قواعد في خدمة العملاء

• يوجد عدة قواعد تعمل على مساعدة ممثلي خدمة العملاء على أداء والقيام بمسؤولياتهم بشكل أفضل، ومنها القدرة على الإجابة والرد السريع وعدم تأجيل المكالمات الهاتفية، وتقديم الخدمة بشكل جيد.
• ويجب أن يتعامل ممثلي خدمة العملاء مع المشكلات والشكاوى بشكل ينال رضا العميل، وسماع الشكاوى والاقتراحات بشكل جيد، بالإضافة إلى تقديم رد مناسب لكل من الموقف والعميل المستفيد.
• وتعد مبادرة ممثل خدمة العملاء في تقديم الاقتراحات للعميل المستفيد من قواعد خدمة العملاء الهامة، وذلك حتى يكسب رضا وسعادة العميل بمساعدة في شراء منتج معين وذكر مميزاته.
• ويجب تدريب موظفي خدمة العملاء على مهارات خدمة العملاء، وعلى كيفية أن التحلي بما تتطلبه وظائفهم، مثل التفاهم، والصبر والتعاون، والتهذيب وغيرهم من مهارات خدمة العملاء.

مهارات خدمة العملاء

• هناك عدد من المهارات التي يجب توافرها في موظف خدمة العملاء، والتي يجب أن يتم التدرب عليها وتعلمها وإتقانها، حتى يقوم بتطبيقها واستخدامها مع العملاء بشكل يومي.
• ومن أهم تلك المهارات أن يكون الصبر في مقدمة القائمة، فالتعامل مع العملاء وتقديم الدعم لهم يتطلب صبر للتفاهم والتعاون مع العميل، وأيضًا لتقديم خدمة مميزة للشركة.
• فعندما يلجأ العميل إلى خدمة العملاء فهو يكون في حالة من الإحباط والحيرة من أمره، ويريد أن يلقى التفاهم والتعاون من موظف خدمة العملاء، لذلك فالحفاظ على الصبر أمر ضروري.
• تعتبر مهارات التواصل الفعال من المهارات الهامة اللازم توافرها في ممثلي خدمة العملاء، حيث يجب أن يكون النقاش بين الموظف والعميل المستفيد بشكل واضح وسريع دون الاستطراد.
• تعد القدرة على الإصغاء والاستماع من المهارات الهامة التي تحدد ما إذا كانت خدمة العملاء التي تقدمها الشركة مميزة أم لا، إضافة إلى الانتباه إلى تفاعلات العميل وخاصة التغذية الراجعة.
• تتطلب خدمة العملاء أيضًا المعرفة الجيدة للمنتج والخدمة التي تقدمه الشركة من قِبل ممثل خدمة العملاء، وذلك لأنها ستسهل التواصل مع العملاء، والقدرة على حل مشكلاتهم.
• بالإضافة إلى القدرة على استخدام اللغة الإيجابية، وإدارة الوقت، ومهارات الإقناع، والقدرة على إتمام المحادثة، مع شعور العميل أن شكواه تم الاهتمام بها، وأن الشركة ستسعى لكسب رضاه.

فوائد خدمة العملاء

• من الفوائد التي تعود على الشركات والمؤسسات من تقديم خدمة عملاء مميزة هي زيادة الربح، حيث تعمل خدمة العملاء على تحديد متطلبات العملاء وتقديمها في الوقت المناسب.
• ومن ثم تنال الشركة أو المؤسسة رضا العميل، أما في حالة صدور أي شكوى، فإن ممثلي خدمة العملاء يقوموا بالاستماع إلى شكوى العملاء، ومن ثم تقوم الشركة بالعمل على الإصلاح والتصويب.
• كما أن قسم خدمة العملاء يعمل على التوسع والاستثمار، وجذب عدد من العملاء الجدد، وزيادة حجم رأس المال، ورفع سمعة الشركة أو المؤسسة بين المؤسسات التنافسية.

شاهد أيضًا: أهمية خدمة العملاء pdf

وبهذا نكون قدمنا لكم تعريف خدمة العملاء باختصار، بالإضافة إلى مهارات خدمة العملاء، وأهمية خدمة العملاء، ووظائف خدمة العملاء، وأهم فوائد خدمة العملاء، وقواعد خدمة العملاء.