طريقة الرد على ايميل رسمي

هناك من يتلقون الرسائل عبر البريد الإلكتروني لكنهم لا يعرفون أفضل طريقة للرد على هذه الرسائل بطريقة رسمية ولائقة، وفي هذا الموضوع سنتعرف على كيفية الرد على ايميل رسمي من خلال موقعنا، فتابعونا.

طريقة الرد على ايميل رسمي

• في بداية الرد نكتب تحية بشكل احترافي.
• اذكر اسم الشخص المسؤول عن إرسال البريد الإلكتروني.
• اكتب محتوى الرد بطريقة مهذبة ومختصرة.
• نحاول قدر الإمكان إظهار التقدير والاحترام.
• في حالة وجود عرض فإننا نقبل العرض أو نرفضه.
• في النهاية يتم توقيع البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضا: ما هي فوائد الايميل الجامعي

الرد على ايميل رسمي بالإنجليزية

ابدأ دائما بتحية احترافية

• عند كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة ابدأ دائمًا بتحية احترافية على سبيل المثال في خطابات أكثر رسمية نستخدم لقب المستلم مثل Dear MS Price عزيزتي السيدة بريس.
• إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه وهو ما يحدث عادةً عند التقدم لوظيفة فإن أفضل ما يمكنك فعله هو البحث عن اسم مدير التوظيف أو المستلم المحتمل ويعتبر LinkedIn من المصادر العظيمة في ذلك.
• إذا لم تكن متأكدًا من الاسم يمكنك استخدام المسمى الوظيفي الذي تتحدث عنه مثل: Dear Hiring Manager، أو استخدام اسم الشركة أو الفريق مثل Dear Amazon Innovation Team عزيزي فريق أمازون.
• تأكد أيضًا دائمًا من إرسال رسالة شكر عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، مثل شكرًا لك على ردك السريع، حيث إن إرسال رسالة شكر يجعل هذه الرسائل أكثر ودية واحترافية.

اشرح هدفك بوضوح

• تأكد من جعل هدفك من البريد الإلكتروني واضحًا ومحددًا، وتذكر أن البريد الإلكتروني يُقرأ عادةً بين الاجتماعات، لذا اجعل جملك واضحة وقصيرة.
  • وابدأ في مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرةً، ومن الجمل التي تساعدك على ذلك I am writing to enquire about، أو I am writing in reference.
• إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على معلومات تتطلب إجراءً من المستلم فقم بتوضيح ذلك بعبارات مثل could you please look into this.

احرص على استخدام المفردات بشكل صحيح

• تتطلب جميع الصناعات استخدام مفردات متخصصة ومختلفة، يجب أن تختلف رسالة البريد الإلكتروني بأحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات عن الرسالة الخاصة بأحد الأطباء.
  • لذلك يجب عليك البحث في المفردات الخاصة بمجال عملك واستخدامها بشكل مناسب.

احرص على جعل رسالتك موجزة

• يتم تصميم رسائل البريد الإلكتروني لتتم قراءتها بسرعة أو أثناء التنقل لذا اجعلها مختصرة وواضحة دائمًا، كذلك قصر الرسالة طريقة سهلة لجعل رسالتك خالية من الأخطاء الإملائية خاصة بالنسبة لمتحدثي اللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
• على الرغم من ذلك تأكد من إنهاء رسالتك ببعض الملاحظات Thank you for your help، أو I look forward to hearing from you.

اختم الرسالة بشكل مهذب

• تتمثل الخطوة الأخيرة في كتابة الإيميل الاحترافي الرسمي هو أن تنهيه بشكل مناسب، مثل Many Thanks أو Sincerely.

راجع الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية

• قبل النقر على مربع الإرسال تأكد من خلو الإيميل من أي أخطاء إملائية وأنك تستخدم القواعد النحوية بشكل صحيح من خلال قراءة البريد بصوت عالٍ أو استخدام قاموس للمساعدة.

كما يمكنكم التعرف على: طريقة إرسال الإيميل

طريقة كتابة الايميلات الرسمية

• تدوين بيانات المرسل والمتلقي: يعتبر هذا العنصر نقطة البداية في البريد الإلكتروني حيث يتم كتابة اسم الشخص الذي أرسله وعنوانه بالإضافة إلى اسم وعنوان مستلم الرسالة.
• التحية باللغة العربية: يجب على المرسل كتابة التحية الرسمية للمتلقي، ومن أمثلة هذه التحيات أن تكتب: (مرحبًا، صباح الخير، مساء الخير، تحية طيبة وبعد، ……).
• الاختصار في كتابة المحتوى: يجب أن يكون الشخص الذي سيقرأ الإيميل على دراية بجميع بيانات الإيميل، لذلك يجب اختصار البيانات وتجنب الفقرات الطويلة والعمل على استخدام النقاط عند شرح التفاصيل.
• تدوين خاتمة احترافية: لا ينبغي إنهاء الإيميل فجأة، ويجب كتابة خاتمة احترافية بشكل مهذب، تكون في هذه الخاتمة نوع من أنواع التحية، واستخدام العبارات المناسبة ومن هذه العبارات: (مع فائق تحياتي، مع أطيب أمنياتي، مع خالص الشكر،……).
• تدوين بيانات المرسل: في النهاية يتم كتابة بيانات المرسل وتتكون هذه البيانات من كتابة اسمه بالكامل وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه وصفحته الرسمية ومعلومات الاتصال الأخرى.

تعليمات كتابة الايميل باللغة العربية

• في وقت كتابة الرسالة بشكل رسمي، يجب أن تكون لغة الكتابة هي العربية وذلك لتجنب اللغة العامية.
• يجب الابتعاد عن الرسائل أو الرموز لأن هذا النوع من الرسائل غير مناسب للطرق الرسمية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.
• تجنب الأخطاء الإملائية والكتابة باللغة العربية الصحيحة الخالية من الأخطاء النحوية والتأكد من ذلك قبل إرسالها.
• قبل إرسال بريد إلكتروني يجب قراءته بصوت عالي لمراجعة صحته أو اللجوء إلى مراجع لغوي للتأكد من صحة البريد الإلكتروني.

نصائح عند كتابة الإيميل الرسمي

• لا تنس أن تبدأ البريد الإلكتروني بالتحية المناسبة سواء كانت رسمية أو غير رسمية اختر الطريقة المناسبة اعتمادًا على مستلم البريد الإلكتروني.
• لا تبدأ محتوى الإيميل بجملة أو فقرة غامضة حتى لا تربك الشخص الذي يقرأ وتأكد من توضيحك لسبب التواصل معه.
• وضح الغرض من الإيميل في حقل الموضوع، فمن الضروري للطرف المستلم معرفة سبب إرسال الايميل.
• في حالة أن يكون محتوى الرسالة طويلًا نوعًا ما تجنب أن يكون بمقطعٍ واحد، حيث يفضل أن تكون مكونة من فقرتين أو ثلاث فقرات وليس فقرة واحدة فقط.
• لا تستخدم الاختصارات والكلمات العامية والمصطلحات التي قد تكون غير مفهومة للبعض، تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الاحتراف بمستوى معين من اللغة الرسمية.
• تذكر دائمًا أن تكون ودودًا ولطيفًا إذا كان الإيميل يتضمن طلبًا لفعل شيء ما أو يتطلب القيام بعمل، أضف “من فضلك” أو “بإذن منك” لتُظهر للطرف الآخر مدى تهذيبك واحترامك له.
• في حالة احتواء البريد الإلكتروني المرسل على ملف في مرفقات “Attachment”، قم بلفت انتباه القارئ إلى هذا الملف الموجود في محتوى الرسالة حتى يقوم بتنزيله والنظر فيه.
• كن مهذبًا وتجنب السخرية والفكاهة دون داع فقد يساء فهم ذلك بسهولة وتذكر أنه إذا كنت تستخدم الرموز التعبيرية فهي مناسبة فقط للرسائل غير الرسمية.
• تعرف على كيفية التمييز بين استخدام النسخة الكربونية “Cc” والنسخة الكربونية المخفية “Bcc”، وتتمثل وظيفة الحقل “Cc” في أنه يمكنك كتابة أكثر من عنوان بريدي لعدة أشخاص تريد إرسال نفس الرسالة إليهم في وقت واحد ويمكنهم جميعًا الاطلاع على خانة “Cc” ومعرفة باقي العناوين أما “Bcc” فهو يستخدم عند إضافتك عناوين بريدية وترغب في إرسال نفس الرسالة إليهم، لكنك لا تريد أن تظهر هذه العناوين للآخرين، عكس “Cc”.
• انتبه إلى تنسيق الخط بحيث يكون واضحًا ومريحًا للعين أثناء قراءته، فعادًة ما يكون الخط الأساسي للإيميل صغيرًا جدًا، لذا تأكد من أن الحجم مناسب وأكثر وضوحًا وتجنب استخدام الألوان والزخارف الخطية.
• عند الانتهاء من كتابة الإيميل بالخطوات المذكورة، لا تنسى التحقق من صحة العناوين البريدية والتحقق من تحميل الملفات المطلوبة بشكل صحيح.

كما يمكنكم الاطلاع على: طريقه سرقة الايميل

في حالة كتابة الايميلات الرسمية احرص على عدم الإطالة والدخول إلى المحتوى مباشرة مع الحرص على الأسلوب المهذب في الحديث، ونتمنى أن نكون قد افدناكم، دمتم بخير.