كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

معرفة كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي بالصياغة السليمة من بدايته لنهايته أمر ضروري للغاية، فمن خلال معرفة الشخص لهذا الأمر، تُسنح له فرص أكبر من غيره في بعض الأمور، التقدم لوظيفة على سبيل المثال، فمن ضمن الأساسيات التي يضعها مسئول التوظيف في اختيار الموظف هي مدى فصاحة خطابه.

كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي

• تجنب بداية الايميل بالبسملة أو بجملة السلام عليكم، إن لم تكن الجهة المُخاطبة لديها نفس الثقافة وتعتنق نفس الدين، وفي هذه الحالة ينبغي اختيار جملة للتحية تتناسب مع معظم الثقافات والديانات وتكون أكثر عمومية.

ما يُكتب بعد التحية لابد أن يكون كلام مباشر وسهل وواضح، ولا ينبغي أن يتسم بالغموض أبدًا، مثال:

• (الدافع وراء لجوئي لشركتكم المميزة لكي أكون فرد منها هي الحياة) فهذه جملة لا تصح ولابد أن أكتب بدلًا منها (لقد قرأت إعلان الوظيفة المُقدمة من قبل شركتكم عن احتياج الشركة لموظفين في مجال ما ويُسعدني أن أتقدم بطلب هذه الوظيفة).
• وأيضًا باقي فقرات الايميل يجب أن تكون سهلة القراءة ومنظمة.
• أما عن ختام الايميل فيكون بأسلوب سلس ملائم، ثم التوقيع بكتابة الاسم الثنائي أو الثلاثي، وبالطبع يجب أن يكون كاتب الخطاب على علم أن الخطابات تختلف على حسب الجهة المراد مخاطبتها، فهناك خطاب موجه لصاحب عمل، وخطاب موجه لمدير مدرسة، إلخ.

اقرأ أيضا: صيغة ارسال ايميل طلب وظيفة

طريقة كتابة ايميل رسمي

• في حالة الخطاب الإلكتروني، ينبغي البدء بكتابة الغرض من الخطاب، وتوضيح الجهة المراد مخاطبتها، أما في حالة الخطاب الورقي فينبغي كتابة موضوع الخطاب في أعلى الصفحة والجهة المُخاطبة أيضًا.
• موضوع الخطاب ينبغي أن يكون موجز ومختصر (خطاب التقدم لوظيفة مهندس مدني، خطاب استرحام، خطاب بحث مشكلة).
• تقديم التحية: السيد المحترم مدير شركة / تحية طيبة وبعد، لا ينبغي استخدام كلمات مثل صباح أو مساء الخير، نظرًا لأنها تعطي طابع لا يتسم بالرسمية.
• لابد من كتابة مقدمة مختصرة مناسبة تقوم بالتمهيد للموضوع، فلا يجوز أبدًا كتابة مضمون الموضوع بصورة مباشرة.
• يجب كتابة مضمون الخطاب بشكل موجز، مع استعمال الفواصل بين الجمل والنقطة في نهاية الفقرات، مع الابتعاد قدر الإمكان عن علامات التعجب والاستفهام.
• لابد من كتابة جملة تمهيدية للختام، وهي تقوم بتهيئة القارئ لنهاية الخطاب مثل (أدعو الله لكم جميعًا بالتوفيق الدائم) أو يمكن نستبدلها بجملة قصيرة مثل (تفضلوا بقبول بالغ الاحترام والتقدير).
• يتم التوقيع بالاسم في نهاية الخطاب، ويستحسن إضافة العنوان بشكل مختصر، خاصة إن كان خطاب للوظيفة، ونضع أيضًا للتواصل رقم تليفون، ومن الممكن إضافة عنوان بريد إلكتروني.

كما يمكنكم التعرف على: ازاي ابعت ايميل من gmail

نصائح عند كتابة ايميل رسمي

• بعد كتابة الخطاب لابد من مراجعته، للتأكد من عدم وجود أي خطأ إملائي أو لغوي.
• ينبغي أن تكون الرسالة مكتوبة بشكل مباشر وتخص موضوع الخطاب.
• نتجنب استعمال كلمات مثل (أنتَ، أنتِ) ونستعمل بدلًا منها كلمة (حضرتك) لنُضفي على الخطاب قدر مناسب من الرسمية.
• في حالة كتابة خطاب موجه إلى منظمة لم نعلم صفة أو اسم الشخص المراد مخاطبته يمكننا أن نستخدم جملة إلى من يهمه الأمر.
• تجنب استخدام أي رمز من الرموز التعبيرية مهما كان السبب.
• اللون الذي يُكتب به الخطاب، لابد أن يكون أسودًا.
• ينبغي عدم وضع أي خطوط تحت أي كلمات أو جمل.
• يجب استعمال نوع خط واضح وبسيط وحجم خط كبير نوعًا ما لتسهيل القراءة.
• إذا كان كاتب الخطاب يريد أن يُرفق أي مستند مع الخطاب، عليه أن ينوه عن ذلك في ختام الخطاب.
• تجنب كتابة كلمات تنم عن الذم في أي جهة من الجهات إذا كان الخطاب للشكوى.
• الالتزام بلغة مهذبة في كتابة الخطاب.
• على كاتب الخطاب قراءته بصوته، فهذه طريقة جيدة لاكتشاف بعض الأخطاء وتعديلها أو صيغ أفضل واستبدالها.
• إذا لم يكن الكاتب لديه سابق معرفة بكيفية استعمال أدوات التنسيق في الكتابة، يُفضل أن يستخدم برنامج Word ثم يقوم بنسخ النص الذي كتبه إلى الايميل.

صيغة ايميل رسمي بالعربي

• إلى السيد مسئول التوظيف في شركة…….
• تحية طيبة، وبعد
• قد علمت عن طريق الإعلان الخاص بالتوظيف أنكم في حاجة إلى موظف متخصص في…… وبناءًا على هذا يسعدني أن أتقدم لهذه الوظيفة، ولدى من الشهادات ما يؤهلني للالتحاق بها.
• الاسم….. حاصل على ليسانس…… من كلية….. من جامعة……. أما عام التخرج…….. وما يدل على اهتمامي البالغ وخبرتي السابقة في هذا المجال أني عملت لمدة……. في وظيفة……..
  • وهذا من أجل أن أُصقل ما لدي من مهارات وأقدم أفضل ما لدي من قدرات ولله الحمد نجحت في ذلك، ومازال لدي الكثير لأقدمه، لذلك أرجو من حضرتك إعطائي فرصة فقط لكي أثبت جدارتي.
• وبين يديك سيرتي الذاتية لكي تطلع عليها، وما بها من مؤهلات وشهادات خاصة بي.
• تفضل بقبول بالغ الاحترام والتقدير.
• الاسم……
• القاهرة / مصر
• رقم التليفون……
• البريد الإلكتروني…….

كما يمكنكم الاطلاع على: كيفية إرسال ايميل لشركة

وبهذا نكون استطعنا أن نقدم لكم من خلال موضوع اليوم وهو كيفية كتابة نموذج ايميل رسمي بالعربي، كل ما يتعلق بالايميل أو الخطاب عندما يُكتب بشكل رسمي، فذكرنا الطريقة المثلى لكتابته، وعدد كبير من النصائح الهامة لكتابته وأخيرًا وضعنا نموذج لشكل الايميل، ونرجو من الله التوفيق للجميع.