كيفية إرسال ايميل لشركة

كيفية إرسال ايميل لشركة، كانت الشركات سابقًا تجد صعوبة في إرسال بعض الرسائل أو الملفات.

سواء للموظفين أو العملاء أو غيرهم من الأشخاص الذين لهم علاقة بهذا العمل.

وبعد التوصل إلى الإيميل أصبح أمر الاتصالات المهنية أسهل بكثير.

وأصبح الإبلاغ بأي أمر وإرسال الرسائل والملفات أمر بسيط ولا يستغرق أي وقت ولا يحتاج لأي مجهود.

ولكن عند القيام بكتابة إيميل وخاصة إيميل رسمي سواء لشركة أو لعميل أو لغيرهم فسوف يحتاج ذلك بعض الخطوات.

فلمعرفة هذه الخطوات خطوة بخطوة وكيفية كتابة وتنسيق الايميل بشكل صحيح وطريقة إرساله تابعوا هذا المقال.

طريقة كتابة إيميل رسمي لشركة

البداية بتحية احترافية

• في البداية يجب بدأ الإيميل بتحية مكتوبة بشكل جيد واحترافي.
• تعتبر البداية من أهم الأمور التي يجب الاهتمام لأنها هي التي تلفت الإنتباه.
• فمثلًا نقوم باستخدام لقب عائلة الشخص الذي سيقوم باستلام الرسالة ولكن بشكل رسمي.
• فعلى سبيل المثال في حالة أن الرسالة باللغة العربية فسنكتب عزيزتي السيدة بريس.
• وإذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية سنكتب Dear MS Prise.
• أما في حالة عدم التعرف على اسم الشخص الذي ستقوم بمراسلته وقد يحدث ذلك دائمًا عند القيام بتقديم طلب لوظيفة.
• فالأفضل القيام بالبحث عن الاسم الخاص بمدير التوظيف أو الشخص المتوقع استقباله للرسالة.
• ويمكن الاعتماد في هذه المهمة على LinkedIn فهي تعتبر من المصادر العظيمة ذات الثقة.
• وعند القيام بالبحث وأيضًا لم نجد نتيجة ولم نتوصل إلى الاسم فيمكن استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تخاطبه.
• فعلى سبيل المثال Dear Hiring Manager.
• كما يمكن استخدام الاسم الخاص بالشركة أو كتابة الفريق مثل عزيزي فريق أمازون في حالة أن الرسالة باللغة العربية.
• أما إذا كانت باللغة الإنجليزية فنكتب Dear Amazon Innovation

شاهد أيضا: معنى CC في الإيميل

شرح الهدف بوضوح

• يعتبر من أساسيات إرسال إيميل هو وضوح هدفه بطريقة بسيطة ومحددة لتسهيل الأمر على متلقي هذا الإيميل.
• لأن عادة يتم قراءة هذا الإيميل بين الاجتماعات في وقت قصير وبطريقة سريعة للغاية.
• فلذلك يجب الحرص على اختصار الجمل وجعلها قصيرة وواضحة.
• كما يجب البدء بشكل مباشر في مناقشة الموضوع الرئيسي.
• وهناك جمل تختصر كثير من الكلمات وتساعد في قول المضمون.
• ومن أهم هذه الجمل جملة أكتب من أجل الاستفسار عن.
• وجملة I am writing in reference.
• وجملة بالإشارة إلى.
• وفي حالة أن هذا الإيميل الذي نقوم بإرساله يحتوي على بعض المعلومات وتتطلب هذه المعلومات بإجراء معين من المتلقي للإميل فيجب توضيح ذلك باستخدام بعض عبارات مثل جملة could you please look into this.

استخدام المفردات بطريقة صحيحة

• يجب أن نحرص على استخدام جميع المفردات بطريقة وبشكل صحيح.
• حيث تحتاج جميع الصناعات استخدام كثير من المفردات المتخصصة والمختلفة.
• فرسالة الإيميل الخاصة بالأشخاص المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات يجب أن تختلف تمامًا عن الرسالة الخاصة التي يتم إرسالها للأطباء.
• فلذلك يجب البحث عن جميع المفردات التي تخص المجال الذي يخص مضمون الرسالة ويتم استخدامها بطريقة مناسبة ويتم وضعها في المكان المناسب.

اخترنا لك أيضا: البحث عن إيميل في Gmail

جعل الرسالة موجزة

• فمن الضروري عند القيام بكتابة رسائل البريد الإلكتروني التركيز على جعلها موجزة.
• أي بدون الدخول في أي تفاصيل غير مهمة وطويلة.
• وذلك لأن هذه الرسائل صممت من الأساس لكي يتم قراءتها بشكل سريع.
• حيث يتم قراءتها أثناء التنقل من مكان لآخر.
• ولكن يجب أن تكون واضحة أيضًا فخير الكلام ما قل ودل.
• وبالإضافة إلى ذلك أن قصر الرسالة تساعد على تخطي الوقوع في أي أخطاء إملائية.
• خاصة عندما تكون هذه الرسائل باللغة الإنجليزية.

النهاية بطريقة مهذبة

• وفي النهاية يجب أن نختم هذه الرسالة بطريقة مهذبة.
• وينصح أيضًا بختم الرسائل ببعض العبارات والملاحظات المهذبة كجملة شكرًا على مساعدتك لو كانت الرسالة باللغة العربية.
• وإذا كانت بالإنجليزية يتم كتابة Thank you for your help.
• أو جملة أتطلع إلى الاستماع منك لو كانت الرسالة باللغة العربية أما إذا كانت باللغة الإنجليزية يتم كتابة I look forward to hearing from you.
• ويمكن نهايته بجملة Many Thanks.
• أو جملة Sincerely خالص التقدير.

المراجعة الجيدة

• يجب القيام بقراءة الإيميل أكثر من مرة ويفضل أن يكون بصوت مرتفع لأن ذلك يساعد على اكتشاف الخطأ بشكل أسرع وأسهل.
• كما يمكن استخدام معجم للمساعدة أيضًا في اكتشاف الخطأ.
• أي يجب مراجعته جيدًا بشكل دقيق لاكتشاف الأخطاء سواء إملائية أو في القواعد النحوية والقيام بتصحيحها.
• وذلك قبل الضغط على مربع الإرسال.

طريقة إرسال إيميل Gmail

• في البداية نقوم بفتح gmail عن طريق تسجيل الدخول (Sign in) لحساب الجيميل الخاص بنا.
• ثم نقوم بالضغط على خيار إنشاء وباللغة الإنجليزية (Compose) وبذلك يتم فتح نافذة جديدة خاصة لإنشاء رسالة سنكتب بها الرسالة التي نريد إرسالها.
• من ثم نقوم بالضغط على خانة إلى ولو بالإنجليزية (To).
• ثم نقوم بكتابة عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سوف نرسل له الرسالة.
• ويمكن القيام بإرسال نسخة كربونية وتكون طبق الأصل (Cc).
• كما يمكن إرسال نسخة كربونية ولكن مخفية (Bcc) ويكون ذلك لأشخاص آخرين غير مستلم الرسالة الرئيسي.
• ويتم ذلك عن طريق النقر على خيار أو (Bcc) أو ((Cc
• كما يمكن إضافة عنوان للشخص المتلقي للرسالة.
• ففي حالة وجوده ضمن جهات الاتصال سوف نقوم بالضغط على خيار إلى (To).
• ثم نقوم باختيار أحد جهات الاتصال الذي نريد إرسال الرسالة لها.
• من ثم نضغط على زر إدراج والإنجليزية (Insert).
• ثم نقوم بكتابة مضمون الرسالة أي الموضوع في خانة (Subject).
• وهذا الحقل قد يفيد في كثير من الأمور من أهمهم إعطاء متلقي الرسالة فكرة سريعة أولية عن محتوى الرسالة الأساسية.
• كما يساعد هذا الحقل متلقي الرسالة في القيام لتصنيف جميع رسائله الخاصة ببريده الإلكتروني.
• ولكن يمكن تجاوز هذه الخطوة تمامًا وعدم ملء هذه الخانة وسوف يتم إرسال الرسالة بشكل طبيعي بدونها.
• ثم نقوم بعد ذلك بكتابة نص الرسالة وذلك ضمن الحقل الرئيسي الذي يظهر لنا على شاشة الجهاز.
• ويجب العلم أن يمكننا التحكم في إجراء كثير من التنسيقات المُختلفة وذلك على نص الرسالة مثل تغيير حجم الخط ولونه.
• وإدراج التعداد الرقمي والنقطي وغيرهم من التنسيقات ويتم ذلك بطريقة قد تكون مشابهة للطريقة التي يتم من خلالها تنسيق ملفات الوورد.
• ثم نقوم بعد ذلك بالضغط على زر إرسال والإنجليزية (Send) وتظهر لنا باللون الأزرق.

مميزات البريد الإلكتروني

• من أهم مميزاته هو إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المتلقين.
• كما يمكن إرسال رسالة تحتوي على نص مكتوب أو صوتي أو إرسال فيديو أو صور أو خرائط.
• ويتم الإرسال بشكل سريع فلا يحتاج لوقت طويل للإرسال فقد يستغرق الأمر بضع ثوانٍ فقط حتى تصل إلى الشخص المرسل إليه.
• وهناك كثير من المميزات الأخرى.

لا تفوت هذا: طريقة إرسال الإيميل

وفي نهاية مقالنا عن كيفية إرسال إيميل لشركة وتم عرض عليكم عدد من الخطوات.

لكي تساعدنا في كتابة الإيميل بطريقة صحيحة وواضحة.

كما تم توضيح لكم طريقة إرسال إيميل عبر الجيميل gmail.

ونرجو من الله عز وجل أن يكون هذا المقال قد نال إعجابكم ونكون استطعنا إفادتكم.

آملين أن تشاركوا هذا المقال عبر مواقع التواصل الاجتماعي ومع أصدقائكم وأقاربكم.

لكي يعرفوا أكثر عن طريقة إرسال الإيميلات بطريقة سهلة وبسيطة ونترككم في حفظ الله وأمنه.