مفهوم التواصل الكتابي
كانت الكتابة شكل من أشكال التواصل التقليدية قديماً وقد كانت تستخدم في أقدم الحضارات البشرية، سواءً كانت لتسجيل المعلومات والاحتفاظ بها للأجيال اللاحقة، أو للتعبير عن الذات بشكل أفضل.
وقد كانت من أفضل أشكال التواصل والتي قد تطورت في زمننا هذا حيث نستخدم الكتابة كشكل كبير من أشكال التواصل، وسنبين في مقالنا هذا مفهوم التواصل الكتابي.
محتويات المقال
مفهوم التواصل الكتابي
سنبين مفهوم التواصل الكتابي، عن طريق النقاط الآتية:
- التواصل الكتابي يطلق على عملية التواصل بين الناس حيث يتم فيها نقل رسالة عن طريق الرموز المكتوبة.
- وهو من الأساليب الأكثر شيوعاً بين الأفراد والأكثر نشاطاً وخصوصاً في مجال التجارة.
- المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والمقالات ووصف الوظائف والشركات.
- وأدلة الموظفين تعد شكل من أشكال التواصل المكتوبة، حيث يعتمد الأفراد على التواصل الكتابي عندما تكون المعلومات طويلة ولا يمكن تفسيرها شفهياً.
- وتستخدم الرسائل المكتوبة كدليل أو مرجع للمعلومات، ولكي يكون التواصل ناجح يجب أن يكون المكتوب يحتوي على المعلومات الصحيحة وتكون منظمة بمسلسل صحيح.
شاهد أيضا: بحث عن التواصل الاجتماعي
إيجابيات التواصل الكتابي بين الأفراد
للتواصل الكتابي مميزات عديدة، ومن هذه المميزات:
- التواصل الكتابي يعد من أفضل وأنسب طرق التواصل بين الأفراد الذين تباعد بينهم المسافات وذلك في حالة المراسلات الكثيرة والدائمة.
- يتم إنشاء سجلات دائمة للمراسلات وذلك لاستخدامها كمرجع في المستقبل.
- وذلك عن طريق استخدام المواثق المكتوبة المتبادلة بين الأشخاص.
- من ميزات التواصل الكتابي أنه يعطي وقت كافي للمستلم للتفكير في الرد والتصرف المناسب.
- من فوائد التواصل الكتابي أنه يستخدم كمستندات قانونية ومرجعية.
- يمكن إرسالها إلى الكثير من الأشخاص وفي وقت واحد، وذلك يفيد في الشركات والمصارف.
- الوثائق المكتوبة تعد من أفضل الطرق لإرسال الرسوم البطانية والصور والوثائق الرسمية وغيرها.
- الأوامر المكتوبة تساعد توزيع الوظائف والعمل وغيرها من الأمور الإدارية والتي تسهل من عملية تثبيت المسؤولية على الأشخاص.
- ويستخدم التواصل الكتابي كنوع من أنواع نقل الأخبار السارة والسيئة.
سلبيات التواصل الكتابي بين الأفراد
للتواصل الكتابي العديد من السلبيات، ومن أبرزها:
- التواصل الكتابي من أنواع التواصل المكلفة مادياً بشكل كبير، وذلك بسبب الحاجة للقرطاسية والأشخاص الذين يقومون بالكتابة والطباعة وتسليم الرسائل للأشخاص.
- لا يمكن للتواصل الكتابي توفير الاستجابة السريعة وخاصة إذا كان هناك مسافات كبيرة بين المرسل والمستقبل.
- لذلك لا تعد من الطرق المثالية للحالات التي تتطلب الرد السريع.
- عمليات التواصل الكتابي تستغرق وقت كبير لأنها ليست فورية وأيضاً تأخذ وقت كبير للكتابة وإرسال الرسائل واستقبالها والرد.
- مفهوم التواصل الكتابي يتطلب كفاءات ومهارات لاستخدام المفردات الصحيحة وكتابة الأحرف بشكل صحيح.
- فإذا كان الخط سيء والترابط في الجمل سيء فهذا يؤثر سلبياً على المرسل وعلى سمعة المنظمة.
أنواع التواصل الكتابي
للتواصل الكتابي أنواع متنوعة، ومن هذه الأنواع:
- الاتصالات الكتابية للمعاملات: حيث يتم إرسال رسائل للحصول على الرد من المستلم، ويشمل هذا النوع طلب اجتماع أو طلب خدمة أو توضيح سريع.
- الاتصال الكتابي المعلوماتي: وذلك النوع يتم فيه تسليم رسالة لصالح المتلقي، وذلك أقل اعتماد على القارئ حيث لا تحتاج أية رد منه ولكن يمكنه الرد إذا كان يحتاج إلى بعض التفسير أو الشكوك.
- الاتصال الكتابي التعليمي: حيث يعطي المتلقي تعليمات بخصوص مهمات محددة.
- حيث يجب أن تكون الرسائل سهلة الفهم ومفصل بشكل دقيق، وتتضمن طلب القارئ، وهو من الأنواع المهمة لفهم ووضوح المعلومات للقارئ.
اقرأ أيضا: موضوع عن موقع التواصل الاجتماعي
كيفية تحقيق التواصل الكتابي الفعال
التواصل الكتابي الفعال يتكون من خمسة عناصر رئيسية، وهي كالآتي:
- الإيجاز: حيث يجب أن تكون الاتصالات الكتابية مختزلة، والهدف منه هو إيصال رأيك إلى القارئ.
- وذلك بشكل مباشر من دون أية ألغاز، وعندما يوجد كلمات كثيرة فلا يمكن الحصول على النتائج المطلوبة.
- الوضوح: وهو ضروري لجعل القارئ يفهم بشكل مباشر ما تحاول إيصاله، وعندما تكون كتابتك واضحة فحتى لو القارئ لم يفهم، سيقدر على طرح الأسئلة التي يحتاج طرحها للفهم.
- القواعد وعلامات الترقيم: حيث القواعد الصحيحة وعلامات الترقيم تجعل من كتابتك أكثر أناقة وتثبت من وجهك نظرك بشكل أكبر وبشكل أكثر دقة.
طريقة سير عملية الاتصال الكتابي
سنبين في فقرة مقالنا طريقة سير عملية الاتصال، عن طريق النقاط الآتية:
- تبدأ عملية التواصل الرئيسية عند تواجد المعلومات أو الفكرة التي تحتاج إرسالها، فيبدأ المرسل بكتابة الرسالة وكتابة ملاحظاته ويتم نقل معلوماته من العقل إلى الورقة.
- يتم البحث عن وسيط مناسب للاتصال والذي يستطيع من خلاله إرسال رسالته إلى القارئ.
- لا بد من توفر أسلوب خاص للمرسل وذلك لجذب القارئ.
- وحيث تتميز عمليات الاتصال بأنها مختصرة وملموسة وصحيحة، وتتميز بأسلوب لطيف ومحددة، أي محتوى التواصل يجب أن يتوفر على إجابات الأسئلة المروحة من القارئ.
- وتتميز عمليات الاتصال الفعالة بأنها تشمل جميع المعلومات المطلوبة من القارئ.
- وكما أنها تراعي الحيوية وتكتب بأسلوب لطيف، وأن يكون المكتوب له صلة في الموضوع المطلوب.
- لأن الاتصالات الغير واضحة تسبب إضافة الوقت للمتلقي وتدمر النوايا الحسنة تجاه المرسل وتشوه سمعة الشركة وذلك ما يعاكس مفهوم التواصل الكتابي.
شاهد من هنا: 10 فوائد التواصل مع الآخرين
وعليه نكون قد أوضحنا في مقالنا هذا مفهوم التواصل الكتابي، وقد تخصصنا بالحديث عن إيجابيات التواصل الكتابي وسلبياته، وقد بينا أنواع التواصل الكتابي، وكيفية تحقيق التواصل الكتابي الفعال.
وقد اختتمنا مقالنا بالحديث عن طريقة سير عملية الاتصال الكتابي، كما يمكنك عزيزي القارئ اعتماد موقع maqall.net في التعرف على هذا الموضوع بشكل أكبر.